Manual de Auditoría de Contratos

Actuamente se puede obtener el Manual de Auditoría de Contratos en la segunda parte del libro «La determinación del precio de los contratos públicos con base en el coste» que puede adquirirse en la tienda de la editorial Wolters Kluwer y en cualquier librería.

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El Manual de Auditoría de Contratos (MAC) es una guía técnica, de carácter práctico, para la realización de los trabajos d auditoría de costes y precios de contratos, al tiempo que prescribe las políticas y procedimientos que se recomienda sean seguidos por el personal auditor en el desarrollo de la misión de auditoría de contrato.

Los procedimientos y las pautas de auditoría de contrato que se proporcionan en MAC son aplicables a todos los contratos que incluyan cláusula de auditoría de costes incurridos, en las negociaciones para acuerdos sobre establecimiento de tarifas, en revisiones de ofertas económicas de los contratistas  y en los denominados «acuerdos en los procedimientos».

En la actualidad, en la web www.auditoriadecontratos.com se encuentran disponibles el capítulo introductorio al manual de auditoría de contratos y los cuatro primeros capítulos, cuyo contenido y objetivos se resumen en este «post».

Capítulo 0

En este breve capítulo se explica qué es la auditoría de contratos y cuál es el propósito del manual.

El Manual es una traducción libre y no literal del «DCAA Manual de Auditoría de Contratos» (DCAA Contract Audit Manual) del Departamento de Defensa (DoD) de los Estados Unidos de América, que se ha adaptado al contexto normativo español. Por tanto, en su traducción no he tenido en cuenta el sentido estricto de las palabras del original en lengua inglesa, sino que me he tomado la libertad de interpretar, omitiendo lo que no he considerado útil para el sentido y propósito de este Manual o añadiéndole lo que he estimado oportuno porque creo que sí es útil, como por ejemplo algunas de las experiencias personales habidas en el desarrollo de asignaciones de auditoría de contrato.

Capítulo 1

Este capítulo, titulado «Introducción a la Auditoría de Contratos», tiene por objeto definir el establecimiento de los servicios de la auditoría de contrato, cómo se organizan dichos servicios, las responsabilidades del auditor y las relaciones con su cliente (el órgano de contratación) y con el contratista.

Asimismo, se hace una distinción y se delimitan las fronteras con otros tipos de trabajos profesionales del campo de la auditoría, como son la «auditoría de cuentas» y el «control financiero», donde, si bien todos gozan del mismo marco conceptual, sus objetos de examen, normas de referencia, informes y «clientes» son bien distintos.

Un aspecto muy importante que se desarrolla en este capítulo es el referido al libre acceso del auditor de contratos a los registros y sistemas de gestión del contratista, en donde se mantienen y procesan sus operaciones y transacciones, y cómo debe actuar cuando tenga impedimentos o reciba información inadecuada o los datos no sean útiles para la auditoría.

Capítulo 2

La calidad de la actuación del auditor, que se concreta en los trabajos que éste realiza (procedimientos) y el logro de los objetivos que debe alcanzar, es evaluada con referencia a unas normas de auditoría establecidas que prescriben la manera en cómo el auditor debe realizar su trabajo.

Por ser, a mi juicio, la auditoría de contratos es una modalidad de la «auditoría pública», tal y como se argumenta y justifica en el Capítulo 1, es por lo que las normas que han de regir la actuación del auditor contratos sean, precisamente, las Normas Técnicas de Auditoría del Sector Público (NASP) emitidas por la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE), siendo también aplicables de manera supletoria otras de general aceptación, como por ejemplo las denominadas GAGAS (Government Auditing Standars - USA), que han inspirado a aquéllas.

Este capítulo no sólo se limita a enunciar las NASP, sino que también describe cómo se debe obtener y mantener la independencia del auditor, sus aptitudes personales y cómo debe realizar su trabajo con el debido cuidado y diligencia profesional que garantice la calidad de su esfuerzo.

También se explican las normas del trabajo de campo de las auditorías de contrato integradas en las NASP y las generales referidas al informe de auditoría.

Por último, se añade un suplemento al capitulo referido a cómo la organización que presta los servicios de auditoría debe mantener y practicar un programa de calidad total sobre todas las asignaciones que desarrolla.

Capítulo 3

Este tercer capítulo trata sobre los conceptos generales y las técnicas de planificación de la auditoría de contratos.

En él se describen los factores que influyen en el alcance de la auditoría, la preparación de los programas, los tipos y fuentes de datos, la obtención de evidencia y pistas de auditoría, y la utilización de métodos analíticos para extraer resultados.

Por otro lado, para poder desarrollar eficazmente la auditoría de contratos, debe existir una amplia compenetración entre el «cliente» (órgano de contratación) y el auditor. Por ello es necesario que existan sesiones informativas y de asesoramiento en cuanto a las cláusulas de auditoría que deben contener los contratos y el establecimiento de canales de comunicación eficientes.

Un aspecto fundamental en la auditoría de contratos es el conocimiento y comprensión del sistema de control interno del contratista, porque de la confianza en la consistencia que se pueda depositar en él y la integridad de los datos que se extraigan de los sistemas de gestión dependerá la calificación del riesgo de la auditoría y la profundidad y extensión de los trabajos y las pruebas que deba planificar el auditor para obtener su juicio profesional.

Capítulo 4

El capítulo 4 aborda los elementos generales de la auditoría de contratos.

En primer lugar se muestran las pautas para la coordinación entre el auditor y el órgano de contratación y el resto de personal que le apoya, así como con el contratista, ya que es fundamental el mantenimiento de comunicaciones eficaces con todas las personas involucradas en el contrato.

También es importante para realizar una auditoría de contratos con eficacia que el auditor pueda acceder a las auditorías internas y externas del contratista, porque pueden revelar muchas pistas de auditoría y evitar mucho trabajo duplicado que ya ha sido realizado por otros con completa profesionalidad e independencia.

En las reuniones con el contratista se establecen los requerimientos básicos de la auditoría, es decir qué necesita el auditor de él, y sirven para comunicar los resultados provisionales de la auditoría buscando la conformidad del contratista con ellos.

Los papeles de trabajo representan el soporte documental en que el auditor de contratos establece su juicio profesional y conclusiones. En la sección correspondiente de este capítulo se describen las instrucciones para la preparación, formalización, contenido y archivo de los papeles de trabajo. La importancia de los papeles de trabajo reside en que ayudan al auditor en el cumplimiento de los objetivos de su misión de auditoría y sirven de apoyo principal para soportar las conclusiones del informe.

Aunque la detección de fraude e irregularidades no es una misión principal de la auditoría de contratos, el auditor debe programar las pruebas pertinentes cuando tenga la sospecha de alguna actividad ilegal y debe saber cómo denunciarla.

No obstante, sin que ello signifique la existencia de fraude, el auditor puede detectar o toparse con circunstancias y hechos inaceptables por parte del contratista que sean debidas, por ejemplo, a deficiencias significativas en su contabilidad, prácticas de estimación o debilidades graves en su sistema de control interno. Todo esto afecta a los costes de los contratos y pueden causar perjuicio a la Hacienda Pública si no se atajan. La responsabilidad del auditor de contratos es la de poner en conocimiento del órgano de contratación estas circunstancias si no puede resolverlas directamente con el contratista y que éste tome inmediatamente las medidas correctoras sobre dichas deficiencias.

En ocasiones, los auditores de campo necesitan de la asistenta y el asesoramiento sobre cuestiones específicas que sean especialmente complejas y controvertidas, por ejemplo de la contabilidad del contratista. Para ello, se necesita disponer de un fondo documental y de estudio y análisis en la organización de auditoría que preste este servicio de apoyo.

Por último, también los auditores pueden confiar, en la medida de lo posible, en el trabajo que han realizado otros para no hacer pruebas redundantes y aumentar la eficacia de su asignación. Pero sólo el auditor puede confiar en ellos bajo la premisa de presumir que han existido los mismos controles de calidad para dichos trabajos que los que se realizan por la organización de auditoría a la que pertenece.

Capítulos 5 a 14

Alguno de estos capítulos, ya están terminados, pendientes de su revisión, para su publicación, y otros en fase de preparación.

Entre los primeros están: el Capítulo 5, Auditoría de Control Interno y de Sistemas de Gestión; el Capítulo 6, Auditoría de Costes Incurridos; y el Capítulo 9, Auditoría de Costes Estimados y Precios de Ofertas.

En cuanto a los que se están preparando figuran: el Capítulo 7, Selección de Áreas de Costes para la Auditoría; el Capítulo 10, Preparación y Distribución de Informes de Auditoría; y el Capítulo 14, Otros Servicios de Auditoría de Contratos.

El Capítulo 8 está reservado para la norma de auditoría de contratos que, actualmente, no hay promulgada en España más que la del Ministerio de Defensa, conocida como NODECOS.

Por último, los capítulos 11, 12 y 13 están reservados para darles el contenido que proceda en el futuro.