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En la entrada #79 –del 25/06/2015– se explicaban los requisitos para la admisibilidad de los costes salariales en los contratos; y que esto se producía si se cumplían las condiciones de razonabilidad y de asignabilidad. Entre éstas últimas se halla el hecho de que el tiempo de trabajo empleado en la ejecución sea imputable/afectable al contrato, porque ha sido realizado, registrado y distribuido conforme a las normas establecidas en las leyes, reglamentos y el pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP), o de las normas internas del contrato.
En este post se proporciona la guía para auditar el sistema de cronometraje, registro e imputación del tiempo de la mano de obra directa que tenga implantado el contratista, así como para evaluar su adecuación en el cumplimiento de las condiciones de asignabilidad de los costes para que éstos puedan ser cargados a los contratos.
Los costes salariales, en particular los costes de la mano de obra directa son, por lo general, los más significativos que se cargan a los contratos, tanto por su volumen como por su cuantía, y constituyen normalmente la base –ya que es el elemento de coste más comúnmente utilizado– del reparto de los costes indirectos. Históricamente los costes de la mano de obra a menudo han sido los más perseguidos y examinados en la auditoría de contratos. A diferencia de otros costes, los de la mano de obra no están soportados por documentación de terceras partes, como es la factura de una compra que puede «circularizarse[1]» al proveedor, sino que el personal del contratista tiene un control completo sobre estos documentos, dispositivos y procedimientos de entradas originales al sistema de registro de la mano de obra directa, cualquiera que sea el medio –manual o automático–. Por tanto, la responsabilidad de su exactitud es por completo del contratista y de su organización. Consecuentemente, el riesgo asociado a la exactitud de los registros de la mano de obra, distribución y pago, es crítico y altamente significativo.
En la evaluación del riesgo de control sobre el sistema de registro de la mano de obra directa se puede considerar –o calificar– como «bajo» cuando se constate que el sistema del contratista tiene todas y cada una de las siguientes características:
El propósito de la auditoría del sistema de control interno de la mano de obra es evaluar la adecuación y el cumplimiento del contratista con lo prescrito en su propio sistema de control. El objetivo tiene como misión evaluar el riesgo de control acerca de la asignabilidad/afectabilidad de los costes de la mano de obra cargados a los contratos públicos.
La naturaleza y extensión de los esfuerzos de la auditoría dependen de varios factores, entre los que se encuentra el tamaño del contratista, el valor estimado del contrato –o el volumen de contrataciones que tenga el contratista con entidades del Sector Público–, la intensidad relativa del elemento de coste de la mano de obra en relación con la totalidad de los costes del contrato, y la calificación del riesgo de auditoría evaluado –es decir, materialidad e importancia relativa–.
Los controles internos de otras áreas de la auditoría de sistemas y procedimientos, aunque todos ellos están relacionados entre sí de alguna manera –por ejemplo, los controles internos del sistema contable o los de las tecnologías de la información–, todos ellos son auditados bajo asignaciones separadas. Si bien los controles para esas otras áreas no son parte de esta auditoría sobre este sistema que estamos analizando, los resultados de todas ellas deben ser considerados para evaluar el riesgo y la formación de la conclusión general de la auditoría sobre el control interno del sistema de gestión de la mano de obra.
En muchos casos, las actividades de control pueden estar integradas en el sistema informático del contratista. En estos casos, el auditor debe documentar adecuadamente y poner a prueba las partes automatizadas del sistema y dar la debida consideración a la utilización de técnicas de auditoría asistidas por ordenador.
El nivel de esfuerzo de auditoría también debe estar influenciado por:
La existencia de fuertes controles incrementa la confianza que puede ser depositada en las representaciones del coste que proporciona este sistema. Sin embargo, el contratista debe tener políticas y procedimientos para ponerlo a prueba y hacer el seguimiento del sistema de gestión de la mano de obra, incluido el normal cumplimiento de las auditorías, para asegurar la actualidad y exactitud de los registros, distribución e imputación, transacciones y pago de los costes de la mano de obra.
Las políticas y procedimientos deben estar definidas adecuadamente por escrito, ser razonables y efectivamente aplicadas por el personal del contratista.
Como mínimo, el contratista debe realizar, periódicamente, revisiones sobre el cumplimiento de los controles internos. Estas revisiones de cumplimiento deben estar dirigidas en la verificación de las siguientes áreas:
Tipos de revisiones.El contratista puede realizar auditorías internas de cumplimiento para poner a prueba el sistema de gestión de la mano de obra mediante observaciones físicas, comprobaciones de la exactitud de los tiempos cargados a los objetivos de coste, revisiones sobre la puesta en práctica de recomendaciones, solicitar auditorías externas, o una combinación de todas las anteriores.
Adecuación de los procedimientos de las revisiones de cumplimiento. Cualquiera que sea la forma de las revisiones de cumplimiento, debe haber procedimientos que identifican los intervalos de funcionamiento aceptable del sistema; el personal responsable de realización de las revisiones; las áreas a ser cubiertas durante los exámenes; los pasos específicos que se deben realizar en los exámenes; la documentación necesaria para demostrar los procedimientos que se han realizado para poner a prueba el sistema; y, los requisitos para las actividades de seguimiento.
Adecuación general de revisiones de cumplimiento. La adecuación de las revisiones de cumplimiento debe ser evaluada por el auditor de contratos. Además, dichas revisiones deben realizarse de conformidad con los procedimientos que tenga establecidos por escrito el contratista y ser realizadas por el personal que posee el nivel de competencia, la independencia y la objetividad requerida de un revisor. El alcance y la profundidad de la auditoría de contratos en esta área deben ser coherentes con el nivel evaluado del riesgo y ser suficiente como para identificar procedimientos escritos obsoletos, aplicación inconsistente de los procedimientos, falta de conocimiento de los empleados o el cumplimiento de los procedimientos escritos o acciones de seguimiento hechos a destiempo.
Políticas y procedimientos. El contratista deberá contar con políticas y procedimientos para la formación de los empleados de manera que pueda asegurar razonablemente que todos los empleados son conscientes de la importancia de la carga de tiempos de la mano de obra en el momento adecuado. La capacitación debe cubrir el adoctrinamiento para los nuevos empleados, la responsabilidad de la gestión de la exactitud de la contabilidad de costes laborales, cursos de actualización para los empleados existentes, las explicaciones de las sanciones por imputaciones indebidas de tiempo a los objetivos de coste, la importancia de la separación de funciones, y un sistema de retroalimentación para proporcionar una oportunidad para que los empleados informen de cualquier sospecha de imputación de tiempos indebido o violación de las normas establecidas. Al evaluar las políticas y procedimientos para la formación de la conciencia e implicación de los empleados del contratista, el auditor de contratos deberá evaluar si hay en la empresa un tiempo reservado para dicha formación en la carga del tiempo de la mano de obra –esta tiempo de formación se considera tiempo productivo admisible–, y si hay documentación para verificar que se ha producido dicha formación –por ejemplo, material de de formación, hojas y firmas de asistencia, memorandos de asistencia, etc.).
Formación de nuevas contrataciones. Los nuevos empleados deben ser entrenados en el cronometraje correcto al poco después de ser contratado. La capacitación debe incluir procedimientos adecuados de cronometraje y las sanciones asociadas con las imputaciones falsas de tiempos. Además, aquellos empleados con responsabilidades contractuales deben ser conscientes de las sanciones establecidas en la Ley y en el PCAP. La responsabilidad también recae sobre el individuo o grupo que lleva a cabo y dirige la capacitación.
Responsabilidad de la dirección de la empresa. Es fundamental que la dirección de la empresa haga hincapié en la responsabilidad independiente del empleado para registrar con precisión los cargos de tiempo. Y para ello, debe contar con programas de formación adecuados.
Cursos de actualización. El contratista también debe tener establecidos cursos periódicos de actualización sobre las prácticas adecuadas de cronometraje y carga de los tiempos de trabajo a los objetivos de coste.
Las sanciones por cargos indebidos. Los empleados individuales deben ser conscientes de los controles existentes y que actúan como un elemento de disuasión eficaz contra violaciones de la correcta carga de trabajo a los objetivos de coste. Por ello, debe haber un sistema de sanciones que pueden ser impuestas por la empresa. Muchas empresas logran esto haciendo hincapié en la importancia de la preparación de las tarjetas de tiempo, ya sea en reuniones de personal, formación de empleados, a través de la publicación de señales en tablones que recuerdan a los empleados la importancia de formular tarjetas de tiempo precisas y actuales.
Segregación de deberes. El contratista debe contar con programas de formación que destacan la importancia de mantener una separación de funciones para las actividades relacionadas con el registro y carga de tiempos de trabajo para prevenir la aparición de irregularidades. Por ejemplo, la responsabilidad del control de tiempo –el reloj de fichaje y/o cronometraje–, la contabilidad y la preparación de la nómina, todos ellas deben estar separados. Además, los supervisores o jefes de proyecto que son responsables de la ejecución del contrato, no deberían tener la oportunidad de iniciar o cambiar cargos de tiempo a los objetivos de coste de los empleados bajo sus órdenes.
Sistema de retroalimentación. El contratista debe tener un sistema de retroalimentación para proporcionar a los empleados la oportunidad de informar a la dirección de cualquier sospecha de cargo indebido o violaciones del sistema, garantizando el anonimato. A este respecto podría establecerse un canal especializado para denunciar fraudes con el anonimato garantizado.
El contratista debe tener procedimientos que faciliten la acumulación y el registro de los costes de la mano de obra y su asignación a los objetivos de coste para solicitar el reembolso de los costes incurridos reclamados en los contratos públicos. Estos procedimientos deben garantizar el control y asegurar que las autorizaciones para realizar un trabajo, por parte del empleado, se efectúa conforme a una descripción detallada de las tareas y que están debidamente documentadas. Cuando el auditor de contratos evalúa las políticas y procedimientos del contratista en relación con las autorizaciones/aprobaciones de los trabajos debe considerar si dichas políticas y la estructura organizativa proporciona un adecuado control sobre dichas autorizaciones de tal manera que asegura la exactitud, actualidad e integridad de los registros de la mano de obra.
El contratista debe tener procedimientos que aseguren la segregación de deberes para las autorizaciones de asignación de trabajos y/o tareas, de manera práctica. Las autorizaciones de trabajo deben ser controladas y emitidas de manera nominal –individual– a cada trabajador responsable de realizar la tarea. Un control que resulta crítico es el ejercido sobre el procedimiento utilizado para abrir y cerrar órdenes de trabajo. Estos controles hacen disminuir la potencial circunstancia de imputar costes erróneos a los contratos públicos.
El contratista debe tener procedimientos para la preparación de las descripciones que documentos los trabajos que deben ser efectuados por la mano de obra y que requieren una identificación clara de la naturaleza de las tareas y del cómo deban realizarse. Las descripciones de trabajo deben proporcionar suficientes detalles para ser objeto de control respecto de su asignación a objetivos de coste intermedios o finales, y deben describir si dichos trabajos son admisibles/inadmisibles y cómo deben imputarse, si de manera directa o indirecta. Estas descripciones de trabajo deben ser lo suficientemente detalladas para determinar su asignabilidad a los contratos públicos.
El contratista debe tener procedimientos que aseguren que los tiempos de trabajo empleados en las tareas productivas son registrados con exactitud y que cualquier ajuste o corrección en los registros del cronometraje están debidamente documentados, incluidas las autorizaciones apropiadas y aprobaciones. Cuando el auditor de contratos evalúa los procedimientos de cronometraje del contratista debe considerar si dichos procedimientos son adecuados para mantener la integridad y la fiabilidad del sistema de cronometraje.
Los procedimientos de cronometraje debe estar contenidos en un manual del sistema que debe proporcionar una guía para la exactitud y el completo registro de las horas de la mano de obra, así de cómo deben ser los controles adecuados que aseguren que las correcciones y ajustes en los registros para que exactos y estén autorizados.
Normalmente, dichos procedimientos se pueden clasificar en los siguientes:
Los procedimientos de un sistema de cronometraje automático también deben proporcionar la exactitud y actualidad de los registros del tiempo empleado por la mano de obra directa y, asimismo, deben existir los controles adecuados que aseguren que las correcciones y ajustes de los tiempos de la mano de obra cargados que sean inexactos están debidamente autorizados.
Normalmente, dichos procedimientos se pueden clasificar en los siguientes:
El contratista debe tener políticas que aseguren razonablemente el cargo de los registros de la mano de obra directa a los respectivos objetivos de coste. Estas políticas deben incluir la conciliación entre los tiempos de la mano de obra que son distribuidos/imputados y los sistemas de pago de nóminas, así como el registro de los tiempos abonados y no abonados de las horas trabajadas, de tal manera que puedan permitir el rastreo y la pista de auditoría.
El contratista debe tener procedimientos que requieran la conciliación entre las horas de la mano de obra directa reflejados en los resúmenes de imputaciones y distribución del trabajo a los objetivos de coste con el tiempo de jornada normal de trabajo y los sistemas de la nómina. No puede haber más tiempo cargado por trabajos que la capacidad de horas de jornada normal y el importe de nómina que debería ser pagada por ese tiempo trabajado, porque rebasaría la capacidad normal a no ser que se extendiera por horas extraordinarias, y/o se estaría cargando más coste que el gasto correspondiente en nóminas. Esta conciliación debe certificar que las cargas de trabajo en los contratos representan costes reales pagados o devengados y que tales costes se registran debidamente en los archivos contables. El tiempo de carga de horas de cada empleado debe ser distribuido según lo registrado.
El contratista debe disponer de procedimientos que aseguren el registro de todo el tiempo trabajado, tanto si se pagan o como si no, para garantizar la correcta distribución de los costes de la mano de obra, así como del tiempo que excede al normal de trabajo, incrementando la capacidad práctica, es decir el tiempo/horas extraordinarias. Esto es absolutamente necesario porque las tasas reparto de los costes indirectos basadas en la mano de obra directa pueden verse afectados por el total de horas realmente trabajadas, no solo por el valor de la mano de obra directa que es la nómina pagada a los trabajadores.
El contratista debe disponer de procedimientos que requieren la generación de una pista de auditoría que documenta la distribución de las cargas de trabajo, ya sean directos como indirectos, a los objetivos de coste apropiados. Al evaluar los procedimientos del contratista, el auditor deberá considerar si la mano de obra directa e indirecta están apoyadas en evidencia comprobatoria para verificar la asignabilidad a los objetivos finales de coste, y que estas imputaciones son trazables mediante las tarjetas de tiempo y las autorizaciones de trabajo aprobado.
Introducción
En la entrada #79 –del 25/06/2015– se explicaban los requisitos para la admisibilidad de los costes salariales en los contratos; y que esto se producía si se cumplían las condiciones de razonabilidad y de asignabilidad. Entre éstas últimas se halla el hecho de que el tiempo de trabajo empleado en la ejecución sea imputable/afectable al contrato, porque ha sido realizado, registrado y distribuido conforme a las normas establecidas en las leyes, reglamentos y el pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP), o de las normas internas del contrato.
Información general
Los costes salariales, en particular los costes de la mano de obra directa son, por lo general, los más significativos que se cargan a los contratos, tanto por su volumen como por su cuantía, y constituyen normalmente la base –ya que es el elemento de coste más comúnmente utilizado– del reparto de los costes indirectos. Históricamente los costes de la mano de obra a menudo han sido los más perseguidos y examinados en la auditoría de contratos. A diferencia de otros costes, los de la mano de obra no están soportados por documentación de terceras partes, como es la factura de una compra que puede «circularizarse[1]» al proveedor, sino que el personal del contratista tiene un control completo sobre estos documentos, dispositivos y procedimientos de entradas originales al sistema de registro de la mano de obra directa, cualquiera que sea el medio –manual o automático–. Por tanto, la responsabilidad de su exactitud es por completo del contratista y de su organización. Consecuentemente, el riesgo asociado a la exactitud de los registros de la mano de obra, distribución y pago, es crítico y altamente significativo.
En la evaluación del riesgo de control sobre el sistema de registro de la mano de obra directa se puede considerar –o calificar– como «bajo» cuando se constate que el sistema del contratista tiene todas y cada una de las siguientes características:
- (1) Un método eficaz para controlar la integridad general del Sistema y recogida de tiempos de trabajo.
- (2) Un programa de formación que motiva eficazmente a los empleados y que asegura razonablemente que todos ellos son conscientes de la importancia de la carga exacta de tiempo trabajado y en el momento adecuado.
- (3) Unos procedimientos eficaces para las autorizaciones y aprobaciones de trabajo que permite la acumulación correcta y el registro de los costes de la mano de obra imputables a los respectivos objetivos de coste.
- (4) Unos procedimientos eficaces para el cronometraje de tiempo trabajado y que asegura razonablemente que dichos tiempos se registran con precisión y que las correcciones a los registros de cronometraje se documentan y son autorizadas y aprobados por persona de la organización con competencia para ello.
- (5) Unos procedimientos eficaces para la asignación de la mano de obra a los objetivos d costes y que asegura razonablemente su registro adecuado.
- (6) Unos procedimientos eficaces para contabilizar los costes laborales y que aseguran que los gastos de mano de obra cargados a los contratos públicos se realizan de conformidad con las Normas de Contabilidad de costes aprobadas en el PCAP, los principios de contabilidad generalmente aceptados, y los términos del contrato.
- (7) Unos procedimientos eficaces para la preparación de la nómina y el pago a los empleados, habiendo sido autorizadas y pagadas las nóminas por persona de la organización con competencia para ello.
- (8) Unos procedimientos eficaces que recojan las transacciones de la mano de obra y los ajustes, para asegurar razonablemente que están documentados y aprobados.
Objetivos de la auditoría
El propósito de la auditoría del sistema de control interno de la mano de obra es evaluar la adecuación y el cumplimiento del contratista con lo prescrito en su propio sistema de control. El objetivo tiene como misión evaluar el riesgo de control acerca de la asignabilidad/afectabilidad de los costes de la mano de obra cargados a los contratos públicos.
Alcance de la auditoría
La naturaleza y extensión de los esfuerzos de la auditoría dependen de varios factores, entre los que se encuentra el tamaño del contratista, el valor estimado del contrato –o el volumen de contrataciones que tenga el contratista con entidades del Sector Público–, la intensidad relativa del elemento de coste de la mano de obra en relación con la totalidad de los costes del contrato, y la calificación del riesgo de auditoría evaluado –es decir, materialidad e importancia relativa–.
Los controles internos de otras áreas de la auditoría de sistemas y procedimientos, aunque todos ellos están relacionados entre sí de alguna manera –por ejemplo, los controles internos del sistema contable o los de las tecnologías de la información–, todos ellos son auditados bajo asignaciones separadas. Si bien los controles para esas otras áreas no son parte de esta auditoría sobre este sistema que estamos analizando, los resultados de todas ellas deben ser considerados para evaluar el riesgo y la formación de la conclusión general de la auditoría sobre el control interno del sistema de gestión de la mano de obra.
En muchos casos, las actividades de control pueden estar integradas en el sistema informático del contratista. En estos casos, el auditor debe documentar adecuadamente y poner a prueba las partes automatizadas del sistema y dar la debida consideración a la utilización de técnicas de auditoría asistidas por ordenador.
El nivel de esfuerzo de auditoría también debe estar influenciado por:
- (1) los tipos de contratos –compra pública innovadora, concesión de obras y de servicios, suministros de fabricación, etc– en los que intervenga masivamente la mano de obra –es decir, su «materialidad»–.
- (2) cuestiones de sensibles de auditoría, como pueden ser el registro de tiempos de trabajo.
- (3) deficiencias observadas en otras auditorías en curso.
- (4) demandas específicas sobre el alcance que son requeridas por el órgano de contratación
- (5) disposiciones contractuales.
Auditoría del sistema de gestión de la mano de obra
La existencia de fuertes controles incrementa la confianza que puede ser depositada en las representaciones del coste que proporciona este sistema. Sin embargo, el contratista debe tener políticas y procedimientos para ponerlo a prueba y hacer el seguimiento del sistema de gestión de la mano de obra, incluido el normal cumplimiento de las auditorías, para asegurar la actualidad y exactitud de los registros, distribución e imputación, transacciones y pago de los costes de la mano de obra.
Las políticas y procedimientos deben estar definidas adecuadamente por escrito, ser razonables y efectivamente aplicadas por el personal del contratista.
Como mínimo, el contratista debe realizar, periódicamente, revisiones sobre el cumplimiento de los controles internos. Estas revisiones de cumplimiento deben estar dirigidas en la verificación de las siguientes áreas:
- la adecuación de procedimientos escritos; conocimientos y cumplimiento de las políticas y procedimientos por los empleados;
- consistencia de las actividades de control con las políticas y procedimientos aplicados y por quién se hacen; y
- rapidez de acción sobre las deficiencias.
Tipos de revisiones.El contratista puede realizar auditorías internas de cumplimiento para poner a prueba el sistema de gestión de la mano de obra mediante observaciones físicas, comprobaciones de la exactitud de los tiempos cargados a los objetivos de coste, revisiones sobre la puesta en práctica de recomendaciones, solicitar auditorías externas, o una combinación de todas las anteriores.
Adecuación de los procedimientos de las revisiones de cumplimiento. Cualquiera que sea la forma de las revisiones de cumplimiento, debe haber procedimientos que identifican los intervalos de funcionamiento aceptable del sistema; el personal responsable de realización de las revisiones; las áreas a ser cubiertas durante los exámenes; los pasos específicos que se deben realizar en los exámenes; la documentación necesaria para demostrar los procedimientos que se han realizado para poner a prueba el sistema; y, los requisitos para las actividades de seguimiento.
Adecuación general de revisiones de cumplimiento. La adecuación de las revisiones de cumplimiento debe ser evaluada por el auditor de contratos. Además, dichas revisiones deben realizarse de conformidad con los procedimientos que tenga establecidos por escrito el contratista y ser realizadas por el personal que posee el nivel de competencia, la independencia y la objetividad requerida de un revisor. El alcance y la profundidad de la auditoría de contratos en esta área deben ser coherentes con el nivel evaluado del riesgo y ser suficiente como para identificar procedimientos escritos obsoletos, aplicación inconsistente de los procedimientos, falta de conocimiento de los empleados o el cumplimiento de los procedimientos escritos o acciones de seguimiento hechos a destiempo.
Revisión del nivel de implicación del empleado
Políticas y procedimientos. El contratista deberá contar con políticas y procedimientos para la formación de los empleados de manera que pueda asegurar razonablemente que todos los empleados son conscientes de la importancia de la carga de tiempos de la mano de obra en el momento adecuado. La capacitación debe cubrir el adoctrinamiento para los nuevos empleados, la responsabilidad de la gestión de la exactitud de la contabilidad de costes laborales, cursos de actualización para los empleados existentes, las explicaciones de las sanciones por imputaciones indebidas de tiempo a los objetivos de coste, la importancia de la separación de funciones, y un sistema de retroalimentación para proporcionar una oportunidad para que los empleados informen de cualquier sospecha de imputación de tiempos indebido o violación de las normas establecidas. Al evaluar las políticas y procedimientos para la formación de la conciencia e implicación de los empleados del contratista, el auditor de contratos deberá evaluar si hay en la empresa un tiempo reservado para dicha formación en la carga del tiempo de la mano de obra –esta tiempo de formación se considera tiempo productivo admisible–, y si hay documentación para verificar que se ha producido dicha formación –por ejemplo, material de de formación, hojas y firmas de asistencia, memorandos de asistencia, etc.).
Formación de nuevas contrataciones. Los nuevos empleados deben ser entrenados en el cronometraje correcto al poco después de ser contratado. La capacitación debe incluir procedimientos adecuados de cronometraje y las sanciones asociadas con las imputaciones falsas de tiempos. Además, aquellos empleados con responsabilidades contractuales deben ser conscientes de las sanciones establecidas en la Ley y en el PCAP. La responsabilidad también recae sobre el individuo o grupo que lleva a cabo y dirige la capacitación.
Responsabilidad de la dirección de la empresa. Es fundamental que la dirección de la empresa haga hincapié en la responsabilidad independiente del empleado para registrar con precisión los cargos de tiempo. Y para ello, debe contar con programas de formación adecuados.
Cursos de actualización. El contratista también debe tener establecidos cursos periódicos de actualización sobre las prácticas adecuadas de cronometraje y carga de los tiempos de trabajo a los objetivos de coste.
Las sanciones por cargos indebidos. Los empleados individuales deben ser conscientes de los controles existentes y que actúan como un elemento de disuasión eficaz contra violaciones de la correcta carga de trabajo a los objetivos de coste. Por ello, debe haber un sistema de sanciones que pueden ser impuestas por la empresa. Muchas empresas logran esto haciendo hincapié en la importancia de la preparación de las tarjetas de tiempo, ya sea en reuniones de personal, formación de empleados, a través de la publicación de señales en tablones que recuerdan a los empleados la importancia de formular tarjetas de tiempo precisas y actuales.
Segregación de deberes. El contratista debe contar con programas de formación que destacan la importancia de mantener una separación de funciones para las actividades relacionadas con el registro y carga de tiempos de trabajo para prevenir la aparición de irregularidades. Por ejemplo, la responsabilidad del control de tiempo –el reloj de fichaje y/o cronometraje–, la contabilidad y la preparación de la nómina, todos ellas deben estar separados. Además, los supervisores o jefes de proyecto que son responsables de la ejecución del contrato, no deberían tener la oportunidad de iniciar o cambiar cargos de tiempo a los objetivos de coste de los empleados bajo sus órdenes.
Sistema de retroalimentación. El contratista debe tener un sistema de retroalimentación para proporcionar a los empleados la oportunidad de informar a la dirección de cualquier sospecha de cargo indebido o violaciones del sistema, garantizando el anonimato. A este respecto podría establecerse un canal especializado para denunciar fraudes con el anonimato garantizado.
Autorizaciones y aprobaciones del sistema de la mano de obra
El contratista debe tener procedimientos que faciliten la acumulación y el registro de los costes de la mano de obra y su asignación a los objetivos de coste para solicitar el reembolso de los costes incurridos reclamados en los contratos públicos. Estos procedimientos deben garantizar el control y asegurar que las autorizaciones para realizar un trabajo, por parte del empleado, se efectúa conforme a una descripción detallada de las tareas y que están debidamente documentadas. Cuando el auditor de contratos evalúa las políticas y procedimientos del contratista en relación con las autorizaciones/aprobaciones de los trabajos debe considerar si dichas políticas y la estructura organizativa proporciona un adecuado control sobre dichas autorizaciones de tal manera que asegura la exactitud, actualidad e integridad de los registros de la mano de obra.
Emisión y control de autorizaciones de trabajo –órdenes de trabajo–
El contratista debe tener procedimientos que aseguren la segregación de deberes para las autorizaciones de asignación de trabajos y/o tareas, de manera práctica. Las autorizaciones de trabajo deben ser controladas y emitidas de manera nominal –individual– a cada trabajador responsable de realizar la tarea. Un control que resulta crítico es el ejercido sobre el procedimiento utilizado para abrir y cerrar órdenes de trabajo. Estos controles hacen disminuir la potencial circunstancia de imputar costes erróneos a los contratos públicos.
Descripciones de trabajos y tareas
El contratista debe tener procedimientos para la preparación de las descripciones que documentos los trabajos que deben ser efectuados por la mano de obra y que requieren una identificación clara de la naturaleza de las tareas y del cómo deban realizarse. Las descripciones de trabajo deben proporcionar suficientes detalles para ser objeto de control respecto de su asignación a objetivos de coste intermedios o finales, y deben describir si dichos trabajos son admisibles/inadmisibles y cómo deben imputarse, si de manera directa o indirecta. Estas descripciones de trabajo deben ser lo suficientemente detalladas para determinar su asignabilidad a los contratos públicos.
Evaluación del cronometraje
El contratista debe tener procedimientos que aseguren que los tiempos de trabajo empleados en las tareas productivas son registrados con exactitud y que cualquier ajuste o corrección en los registros del cronometraje están debidamente documentados, incluidas las autorizaciones apropiadas y aprobaciones. Cuando el auditor de contratos evalúa los procedimientos de cronometraje del contratista debe considerar si dichos procedimientos son adecuados para mantener la integridad y la fiabilidad del sistema de cronometraje.
Sistemas de cronometraje manual
Los procedimientos de cronometraje debe estar contenidos en un manual del sistema que debe proporcionar una guía para la exactitud y el completo registro de las horas de la mano de obra, así de cómo deben ser los controles adecuados que aseguren que las correcciones y ajustes en los registros para que exactos y estén autorizados.
Normalmente, dichos procedimientos se pueden clasificar en los siguientes:
- (1) Supervisión mediante la observación de cómo el trabajador realiza las operaciones de llegada y salida al centro o puesto de trabajo, para evitar el indebido marcaje de la hora de entrada y salida de los empleados –en la empresa, en el puesto de trabajo o en la tarea u operación productiva–.
- (2) La posesión de la tarjeta de tiempo, o parte de horas, de empleado.
- (3) La preparación y cómo se rellena el formulario de las tarjetas de tiempo de los empleados, mediante tinta.
- (4) Sólo se prepara una hoja/tarjeta de tiempo por empleado y periodo; las tarjetas/hojas están preimpresas con el nombre del empleado y el número de identificación; las tarjetas/hojas son entregados en la oficina de cronometraje y son recolectadas por una persona autorizada.
- (5) Los datos del trabajador y de la tarea u operación encomendada están precodificados e impresos en las tarjetas de trabajo para fines de identificación.
- (6) Aquellos empleados que están catalogados como mano de obra directa y pudieran registrar sus tiempos con menos frecuencia de lo cotidiano deben mantener unos registros auxiliares formales con el suficiente detalle para asegurar la grabación de la hora exacta y el que se reparten los costes laborales a los objetivos de costes intermedios y finales, cuando se trabajan a varios trabajos en un día.
- (7) Las correcciones se realizan con tinta, rubricado por el trabajador y debidamente autorizado por su supervisor; asimismo, deben proporcionar una explicación suficiente y relevante para justificar la corrección.
- (8) Los empleados y supervisores deben firmar las tarjetas de tiempo de acuerdo con los procedimientos, la verificando de la exactitud del trabajo registrada.
Sistemas automáticos de cronometraje
Los procedimientos de un sistema de cronometraje automático también deben proporcionar la exactitud y actualidad de los registros del tiempo empleado por la mano de obra directa y, asimismo, deben existir los controles adecuados que aseguren que las correcciones y ajustes de los tiempos de la mano de obra cargados que sean inexactos están debidamente autorizados.
Normalmente, dichos procedimientos se pueden clasificar en los siguientes:
- (1) Solo el empleado utiliza su clave –o instrumento– para acceder al sistema de cronometraje y realizar sus propios cargos de trabajo realizado.
- (2) La emisión de la clave de empleado es única y se controla lo suficiente para asegurar que ninguna pueda duplicarse o ser emitidas a personas no autorizadas.
- (3) Existen procedimientos que requieren que el empleado debe informar rápidamente de la pérdida de insignias –tarjetas– u olvido de claves.
- (4) Los cambios y ajustes de tiempos en el sistema son rubricados, autorizados y fechados por el empleado y el supervisor, e incluyen una descripción de la razón del cambio. Esto se puede hacer electrónicamente.
- (5) Existen procedimientos de auditoría que verifican la integridad del sistema, desde las entradas iniciales y los posteriores cambios.
Evaluación de la distribución –cargos– de la mano de obra
El contratista debe tener políticas que aseguren razonablemente el cargo de los registros de la mano de obra directa a los respectivos objetivos de coste. Estas políticas deben incluir la conciliación entre los tiempos de la mano de obra que son distribuidos/imputados y los sistemas de pago de nóminas, así como el registro de los tiempos abonados y no abonados de las horas trabajadas, de tal manera que puedan permitir el rastreo y la pista de auditoría.
Conciliaciones
El contratista debe tener procedimientos que requieran la conciliación entre las horas de la mano de obra directa reflejados en los resúmenes de imputaciones y distribución del trabajo a los objetivos de coste con el tiempo de jornada normal de trabajo y los sistemas de la nómina. No puede haber más tiempo cargado por trabajos que la capacidad de horas de jornada normal y el importe de nómina que debería ser pagada por ese tiempo trabajado, porque rebasaría la capacidad normal a no ser que se extendiera por horas extraordinarias, y/o se estaría cargando más coste que el gasto correspondiente en nóminas. Esta conciliación debe certificar que las cargas de trabajo en los contratos representan costes reales pagados o devengados y que tales costes se registran debidamente en los archivos contables. El tiempo de carga de horas de cada empleado debe ser distribuido según lo registrado.
Registro del tiempo trabajado
El contratista debe disponer de procedimientos que aseguren el registro de todo el tiempo trabajado, tanto si se pagan o como si no, para garantizar la correcta distribución de los costes de la mano de obra, así como del tiempo que excede al normal de trabajo, incrementando la capacidad práctica, es decir el tiempo/horas extraordinarias. Esto es absolutamente necesario porque las tasas reparto de los costes indirectos basadas en la mano de obra directa pueden verse afectados por el total de horas realmente trabajadas, no solo por el valor de la mano de obra directa que es la nómina pagada a los trabajadores.
Pista de auditoría
El contratista debe disponer de procedimientos que requieren la generación de una pista de auditoría que documenta la distribución de las cargas de trabajo, ya sean directos como indirectos, a los objetivos de coste apropiados. Al evaluar los procedimientos del contratista, el auditor deberá considerar si la mano de obra directa e indirecta están apoyadas en evidencia comprobatoria para verificar la asignabilidad a los objetivos finales de coste, y que estas imputaciones son trazables mediante las tarjetas de tiempo y las autorizaciones de trabajo aprobado.
1«Circularización»: En auditoría, prueba que valida las transacciones y los saldos que aparecen en las cuentas de la sociedad con terceros, mediante el envío de cartas solicitando la corroboración de la información según aparezcan o no estos saldos en la contabilidad de los terceros.
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