V Seminario de contratación pública

#60

Durante los días 22 al 24 de septiembre se ha celebrado el V Seminario de contratación pública [pincha aquí], organizado por el Observatorio de Contratación Pública (ObCP), para debatir diversos aspectos de los contratos administrativos. En particular, en este Seminario se han desarrollado temas que, en mi opinión, guardan una estrecha relación con materias objeto de interés de la auditoría de contratos y que son los siguientes:

Compra pública innovadora. El nuevo procedimiento de contratación de asociación para la innovación.

Integridad de la contratación pública y lucha contra la corrupción.

En este «post» voy a comentar aquellas partes de las declaraciones hechas en el Seminario que tienen una potencial y significativa convergencia con la auditoría de contratos y cómo puede contribuir ésta para dar respuesta a los retos de eficiencia en el nuevo procedimiento de contratación y favorecer la transparencia general en la gestión, recuperando la integridad y honestidad en las compras públicas.

Compra pública innovadora

Este concepto hace referencia a la adquisición por los poderes adjudicadores de bienes y servicios en mercados no competitivos en los que existen grandes incertidumbres acerca del precio del objeto del contrato y requieren de instrumentos que permitan la estimación razonable del importe de la prestación.

Lo más habitual es que estas adquisiciones (véase en [obcp.es]) se refieran a bienes y servicios que no existen en el momento de la compra, pero que pueden desarrollarse en un periodo de tiempo razonable, debiendo desplegarse una nueva tecnología, o bien sea la contratación de servicios de I+D en los que el comprador público comparte con el contratista los riesgos y los costes de producción de soluciones innovadoras que superan a las actuales disponibles en el mercado y las utilidades de su comercialización.

En estas circunstancias cabe la reflexión sobre si el poder adjudicador responsable de estas compras debe efectuar, con carácter previo, un análisis y evaluación de los costes propuestos del proyecto y comprobar, con posterioridad, los costes realmente incurridos que garanticen que la adquisición se ha efectuado con base a los principios de eficiencia y transparencia.

En el ámbito de defensa, por razones de la novedad del producto y seguridad requerida, se vienen aplicando en España herramientas de análisis de precios y auditorías de costes para dar servicio a los órganos de contratación del Ministerio de Defensa (véase post del día   [20/11/2012]) con la finalidad de determinar el precio razonable de estas adquisiciones.

De manera, que el intercambio de información con los agentes económicos (contratistas), que tienen que someter al auditor del contrato los estados de costes para su revisión o examen, ya está resuelta y sobradamente probada en nuestro país, por el Ministerio de Defensa, y en otras naciones de la OTAN (Estados Unidos y Noruega), desde hace mucho tiempo. Y el marco legal para la aplicación de la auditoría de contratos se encuentra en el artículo 87.5 del vigente texto refundido de la LCSP, aprobado por RD-Legislativo 03/2011, que sólo habría que modificar incluyendo, junto a los procedimientos negociados y el diálogo competitivo, las futuras asociaciones para la innovación. Luego, promover que en el pliego de cláusulas administrativas de cada contrato se regulen los aspectos específicos referidos a la norma de costes aplicable, los que no están permitidos y el sometimiento del contratista a la auditoría de contratos.

Actualmente, algunas de estas adquisiciones se realizan utilizando la figura del convenio de colaboración, en virtud de la exclusión establecida en el artículo 4.1.r de la LCSP, con los riesgos que ello comporta para la eficiencia y transparencia de las compras públicas (véase la siguiente [web]), por lo que la citada exclusión debiera quedar eliminada al trasponer la Directiva 2014/24/UE a nuestro Ordenamiento. Sin embargo otras, sobre todo en el ámbito de defensa en donde se adquieren tecnologías específicamente desarrolladas para esta rama de la Administración, se canalizan estas adquisiciones mediante contratos de colaboración del sector público y el sector privado (artículo 11 LCSP) (véase post del día [10/06/2014])  o como suministros de fabricación (artículo 9.3.c).

El nuevo procedimiento de «Asociación para la Innovación» (véase post del día [28/04/2014]), que deberá incorporarse próximamente a nuestro Derecho positivo, en mi opinión debería establecer la obligación de sometimiento del contrato a una «Norma de Costes» (del estilo de NODECOS, véase   [ORDEN 283/1998, de 15 de octubre, del MINISDEF]) y la necesidad de aprobación en el pliego de cláusulas administrativas, por el poder adjudicador, de la metodología para la afectación de los costes y del cálculo del beneficio, en su caso, y los costes prohibidos del contrato, debiendo garantizar el cumplimiento del principio de igualdad de trato en la adjudicación y proporcionar la transparencia necesaria para permitir a todos los licitadores estar completamente informados de los criterios y modalidades que se aplicarán en la decisión relativa a la adjudicación del contrato.

Por último, por lo que respecta a los criterios de adjudicación, además de las habituales que ya se utilizan, como el precio, plazo de entrega, calidad, valor técnico, …, etc., también debería valorarse:

1º La disposición del contratista al sometimiento de la auditoría de contratos en su sentido más amplio, es decir desde la revisión de la propuesta económica (oferta) (véase post del día [22/01/2014]) hasta el examen de los costes incurridos (véase post del día [18/02/2014]), así como la evaluación de la idoneidad de sus sistemas y procedimientos de gestión y productivos (véase post del día [07/06/2013]).

2º La disposición del contratista para la auditoría de los costes del ciclo de vida (véase post del día [19/04/2014]). Y su disposición para realizar la evaluación de sus estimaciones hechas con base en relaciones paramétricas (véase post del día [09/03/2014]).

3º El grado que el contratista está dispuesto asumir del coste de los servicios de la auditoría del contrato. Porque la auditoría del contrato no solo se hace para servir al poder adjudicador, por cuenta y para quién se realiza, sino que también es de utilidad para el contratista, en la medida en que se revisan sus sistemas y procedimientos de gestión y operativos, se perfecciona sus procesos y le proporciona una mejor disposición de rentabilidad porque obtiene unos ingresos acordes al valor, esfuerzo y riego contraído en la ejecución en el contrato.

Integridad de la contratación

Parece - y quizá no parezca sino que lo sea - que la corrupción es un mal endémico que ha puesto en clara retirada a la honestidad en las actividades de la gestión pública.

La corrupción en las compras públicas tiene echadas profundas raíces en los dos agentes que intervienen en ellas, es decir el órgano público responsable de la contratación y el contratista. El control financiero y de la legalidad se realiza por los órganos fiscalizadores de las Administraciones Públicas, es decir las Intervenciones a nivel del control interno y por el Tribunal de Cuentas y los Órganos de Control Externo (OCEX) de las Comunidades Autónomas. Sin embargo, no siendo la misión principal del auditor de contratos la detección del fraude y de actos ilícitos, sí que tiene la obligación de planificar sus trabajos de auditoría de tal manera que pueda obtener la certeza de la inexistencia de prácticas ilícitas que afecten a los costes del contrato (véase post del día [25/06/2014] y el post del día [22/09/2014]). Por ello, está obligado a denunciar las anomalías de los costes inadmisibles imputados por los contratistas en los que se halle indicios de prácticas ilícitas, constituyéndose la auditoría de contratos en una herramienta eficaz para prevenir el fraude y la corrupción (véase post del día [07/05/2014]).

A este respecto, la independencia del auditor se constituye en una cualidad esencial que debe conservar permanentemente, ya sea con relación al órgano de contratación para el que presta sus servicios de auditoría de contrato, como con relación al contratista que es el sujeto auditado. En todo momento, el auditor de contratos debe estar al margen de cualquier sospecha o apariencia de los impedimentos personales, externos y orgánicos que afecten a su independencia. Por este motivo mi propuesta (véase post del día [13/06/2013] y post del día [25/06/2013]) es que quiénes dirijan las auditorías de contrato sean unos órganos singulares que radiquen en las nuevas «Agencias de la Transparencia», creadas al amparo de las respectivas leyes de transparencia estatal y autonómicas. Estas nuevas oficinas de auditoría de contratos desplegarían sus servicios para dar utilidad a los respectivos poderes adjudicadores, pero con completa independencia respecto de ellos. Ni qué decir tiene que la independencia respecto del sujeto auditado es evidente.

No obstante, nada impide ahora a los poderes adjudicadores, en tanto se crean en las agencias de la transparencia las oficinas de auditoría de contrato, establecer en los pliegos de cláusulas administrativas el sometimiento del contratista a la auditoría de contratos en sentido amplio (véase post del día [21/01/2013]), en decir revisión de la oferta, auditoría de costes incurridos y auditoría de sistemas y procedimientos. De hacerlo así, significaría que el poder adjudicador apuesta por el ejercicio de buenas prácticas en las compras públicas, por la eficiencia, la igualdad y la transparencia (véase artículo de opinión en ObCP.es [Directiva 2014/24/UE y auditoría de contratos]), de tal manera que daría confianza y presunción de honestidad e integridad a su actividad.

Uno de los elementos que pueden dañar la presunción de integridad en las compras públicas es la aparición de conflictos de intereses. En todas las materias relacionadas con la contratación administrativa, los empleaos públicos deben estar al margen de cualquier sospecha o apariencia de intereses personales, externos y orgánicos, que afecten a la independencia de su función.

Como empleados públicos, su responsabilidad primaria es proteger los intereses de la Administración y deben abstenerse de entablar cualquier relación (financiera, social, o de otro tipo) con el contratista y sus empleados que podrían dañar su función o provocar una conducta deshonesta y debe asegurar el cumplimiento con las normas éticas que se exigen de todos los funcionarios públicos.

Para asegurar que no existen impedimentos que afecten a la integridad de la contratación, el auditor que desarrolle la auditoría del contrato debe planificar procedimientos que aseguren la obtención de evidencia respecto de hechos y circunstancias que afecten la integridad en la contratación. En este contexto, de la misma manera que los obstáculos que afectan a la independencia del auditor, hay tres clases generales de impedimentos que el auditor debe considerar en el poder adjudicador y funcionarios de las compras públicas: el personal, el externo, y el orgánico.

Los impedimentos personales, y sobre los que el auditor de contratos debe obtener evidencia, son aquellos referidos a las relaciones que el poder adjudicador, o funcionarios de la organización de las compras, puedan tener con el contratista, tales como la existencia de familiares inmediatos que son empleados de éste u ostentan un cargo de responsabilidad en la organización del contratista, tener intereses financieros directos en la empresa contratista, posesión de un paquete de acciones o participaciones significativo; y, tener capacidad de decisión en la empresa del contratista.

Entre los impedimentos externos y orgánicos estarían aquellos que afectan a las decisiones objetivas del poder adjudicador y que provienen de presiones políticas o de otras instancias superiores de la cadena orgánica de la Administración.

Conclusión

La auditoría de contratos puede constituirse en un plazo corto de tiempo en la herramienta más eficaz para dar respuesta a los retos que planten los nuevos procedimientos de contratación y de lucha contra la corrupción y el fraude en los contratos públicos.

A vueltas con la corrupción

#59

De resultar ciertos, y condenables, los hechos que se denuncian en la noticia que publica «elmundo.es» (pincha aquí para leer la noticia) el 18 de septiembre de 2014, se explica, junto con otros muchos casos que salpican la actualidad, el porqué todavía no se han puesto en marcha procedimientos eficaces que mejoren realmente la gestión pública, entendiendo ésta como la forma en que un gobierno cumple sus obligaciones de manera transparente y con la aplicación de buenas prácticas en sus actividades.

A pesar que en muchos foros y debates televisivos se diga con insistencia que no se puede generalizar a toda la clase política, lo cierto es que de ésta no se percibe la adopción de medidas realmente eficaces para atajar el abuso de la autoridad y de la confianza para el beneficio privado o la financiación ilegal de los partidos políticos.

A nadie le cabe duda que el endurecimiento de las leyes contra la corrupción y de las penas contra esos delitos es importante, pero todavía más decisivo es abordar procedimientos en la gestión pública que eviten, o prevengan, el estímulo de esa corrupción. Hay numerosos casos de corrupción que alcanzan a ser conocidos por los ciudadanos solo cuando han llegado a los Tribunales después de la denuncia de personas que, en ocasiones, se han sentido despechadas y sacan a la luz todos los «trapos sucios» comprometedores con un: «y ahora te vas a enterar».

En fin, algo muy «ibérico», muy «nuestro y mezquino»: las venganzas y las traiciones.

Si bien la corrupción no podrá erradicarse completamente con las mejoras en las prácticas de la gestión pública y la transparencia - sería muy ingenuo pensar lo contrario - al mismo tiempo parece evidente que la actual situación y estado de las cosas sigue creando incentivos y posibilidades de corrupción.

¡¡¡Que no se cortan un pelo vamos, que no!!!.

Porque por un lado los políticos se ponen muy dignos y estupendos delante de un micrófono o mirando a una cámara cuando dicen aquello de «tolerancia cero contra la corrupción» y «los corruptos tienen que devolver todo lo robado, aún a costa de su propio patrimonio», para luego decir, a renglón seguido, que sólo actuarán, a nivel político contra el sospechoso, cuando al presunto corrupto se le haya abierto un «juicio oral» (ver el siguiente video). ¿Y esto qué significa?, pues que sólo se exigirán responsabilidades políticas al encartado a partir del momento en que se haya concluido el sumario y se abra el proceso penal en que se practican directamente las pruebas y alegaciones ante el tribunal  sentenciador que le ha de juzgar. Mientras tanto el «imputado de corrupción» sigue sin ser reprobado a nivel político y campando a sus anchas. 

¡¡¡Esto no es precisamente lo que están exigiendo los ciudadanos ni lo que los políticos les venden!!!.

En un entorno en el que se combate la corrupción se espera que la gestión económica de las administraciones públicas se haga con transparencia, manteniendo unas relaciones imparciales con los agentes económicos, evitando conflictos de intereses y que los funcionarios públicos sean eficientes.

A lo largo de este blog hago hincapié en estos elementos para las contrataciones de las administraciones públicas y que se consiguen a través de la aplicación de auditoría de contratos. Un indicio claro de querer cambiar el estado de las cosas sería mediante la introducción de las cláusulas pertinentes de auditoría del contrato para los próximos que se celebren, porque no hace falta esperar a su incorporación  expresa en el Derecho positivo, sino que ya, con base en la vigente legislación (artículo 87.5 LCSP), los poderes adjudicadores están habilitados para poder hacerla.

Para terminar, quiero significar el alto coste que tiene la corrupción, porque socava la confianza en las Instituciones y en el gobierno, su autoridad moral. Además, en el ámbito económico tiene costes muy impotrantes, porque provoca una mala asignación de recursos y agrava las desigualdades; incide desfavorablenente en el crecimiento económico, porque actúa como un «impuesto» - ilegal, eso sí - sobre las empresas, eleva sus costes y reduce los incentivos para invertir; y porque la corrupción también tiende a reorientar el gasto público en detrimento de las inversiones socialmente útiles (como la sanidad, la educación, buenas carreteras y comunicaciones) hacia proyectos innecesarios o una infraestructuras y servicios de calidad inferior.

Nota: Los enlaces a la noticia y al video son solo dos casos ilustrativos que he tomado de la actualidad, los más recientes y próximos al momento de escribir este post. No quiera verse en ellos ningún tipo de sesgo o intención malévola, sino lo que son, es decir simples ejemplos que aclaran la explicación. 

El informe de auditoría de contratos. Calidad y características

#58

Introducción 

En este «post» se enfatiza la importancia del informe de auditoría y describe las características principales de un informe de auditoría de contratos de calidad.

Los informes de la auditoría de contratos siempre tendrán formato escrito y serán comunicados a los órganos de contratación o poderes adjudicadores que lo hayan requerido o solicitado una auditoría de contrato en sus diferentes modalidades. Deben enviarse copias del informe a otros órganos de contratación o poderes adjudicadores que pueden ser responsables de otros contratos y cuyos resultados y recomendaciones de la presente auditoría les puedan ser útiles para las acciones pertinentes y la gestión de sus respectivos contratos. Asimismo, deberían ser enviados a las respectivas Agencias de la Transparencia  pública creadas a nivel estatal o autonómico.

 

La emisión de un informe no se limita simplemente a la manifestación de resultados, juicios, conclusiones y recomendaciones dirigidas a los órganos de contratación para que motive sus resoluciones, sino que también debe ser transmitido al contratista para que pueda realizar las alegaciones que estime oportunas y tomar, en su caso, las acciones correctivas sobre el área evaluada por la auditoría. 

En consecuencia, la forma escrita del informe de auditoría tiene por objeto: 

• comunicar los resultados a los órganos de contratación o poderes adjudicadores para que puedan motivar sus resoluciones de aprobación de costes del contrato; 

• ser utilizados en los procesos de negociación de los precios en los contratos futuros; y 

• facilitar el seguimiento para determinar si se han tomado las medidas apropiadas respecto de los resultados comunicados por del auditor y sus recomendaciones.

Importancia de Calidad del Informe de Auditoría 

Los informes de alguna índole son necesarios en infinidad de asuntos de tipo profesional. Por ello, la importancia del informe en auditoría de contratos no puede ser los eludida. Los informes de auditoría son los medios principales de comunicar los resultados de la auditoría de contratos a los órganos de contratación y otras partes interesadas, como por ejemplo a una agencia de la transparencia pública. La eficacia del informe de auditoría de contrato se despliega cuando el auditor se ha esforzado en realizar un informe de calidad y lo ha hecho con absoluta independencia respecto del sujeto auditado y del órgano que ha solicitado el informe. Los auditores de contrato deben ejercer el cuidado debido preparando, repasando y procesando los informes para proporcionar la convicción razonable de que éstos no contienen ningún error gramatical, matemático, de hecho, de lógica, o de razonamiento.

Calidad y oportunidad del informe 

Los informes de auditoría de contrato deben satisfacer las normas de auditoría del Sector Público que son las de general aceptación,  como se ha comentado en otras entradas de este blog. Un buen informe presentará el alcance y los resultados de una auditoría de calidad con un objetivo conciso, completo y fácilmente entendible. En el informe los resultados y conclusiones deben ser exactos y razonables, en ningún caso serán injustos o engañosos, y deben apoyarse por materia de la evidencia que sea objetiva y suficiente. El informe también debe reflejar sentido común y el buen juicio tratado con la materialidad, y con el nivel de detalle  y ajustado a las necesidades del solicitante a quien se dirige el informe.

Los informes deben ser emitidos en el plazo y las fechas previstas y, en todo caso, tan rápidamente como posible. La utilidad del informe de la auditoría de contratos sólo es posible si éste es oportuno. El auditor debe comprender que cada día de retraso en la emisión del informe disminuye su valor. Por consiguiente, debe planificar y debe desarrollar el trabajo con el objetivo de no informar después de la fecha en que los resultados sean requeridos. 

El auditor también tiene que considerar que debe informar sobre las materias significativas a los órganos de contratación apropiados durante el curso del trabajo de la auditoría. Esta manera de informar no constituye una acción que debe sustituir al informe escrito final, pero alerta y advierte a los poderes adjudicadores sobre las materias que necesitan de acciones correctivas lo antes posible para que el informe de auditoría tenga completa utilidad. 

Características del informe 

El informe de la auditoría debe entenderse fácilmente. El asunto de auditoría debe identificar claramente el área de costes, sistema de gestión o la propuesta económica que se audita o revisa y el acuerdo en los procedimientos que se aplicaron. Debe manifestar el alcance y los resultados del auditor y sus conclusiones, con el soporte apropiado de las evidencias obtenidas, objetivas y completas, así como debe manifestar las recomendaciones de mejora que considere apropiadas

A continuación de describen algunas de sus principales características:

1. Exactitud, integridad e imparcialidad.

Los informes deben ser preparados y revisados conforme a los procedimientos establecidos para producirlos, de tal manera que no contengan ningún error de hecho, de lógica o de razonamiento. El requisito de la exactitud está basado en la necesidad de ser justo e imparcial en el informe de manera que los lectores pueden tener la certeza y la garantía que lo que se informa es cabal y fiable. Una inexactitud puede lanzar la duda en la validez de un informe entero y puede desviar la atención de la substancia del informe.

Aunque los informes deben ser concisos esto no significa que deban ser tan sucintos que impidan informar al usuario totalmente. Los informes deben contener la información suficiente acerca de los resultados, conclusiones y recomendaciones, promover la atención adecuada sobre las materias que se informan y proporcionar una convicción apropiada con la adecuada perspectiva. También deben ser incluidos los datos suficientes respecto de las cuestiones de fondo. Sin embargo, sería engañoso esperar que los lectores del informe puedan alcanzar a poseer todos los elementos de juicio que el auditor tiene. Por consiguiente, no deben escribirse en los informes todas las bases de las relaciones que han servido para soportar los hechos, pues están reflejadas en los papeles de trabajo, y las conclusiones que resultan obvias. Si el auditor de contratos tiene conclusiones u opiniones que desean presentar expresamente, entonces debe declararlos y especificarlos en el informe. Los resultados válidos deben presentarse claramente en su verdadera dimensión, porque son esenciales para la exactitud y la integridad del informe.

  

2. Objetividad.

Deben presentarse los resultados de forma objetiva y de manera imparcial. Asimismo, deben incluir suficiente información sobre la materia y darles una perspectiva apropiada a los lectores.

Los informes deben ser justos, equilibrados, desapasionados y, al mismo tiempo, deben dar énfasis a las materias que necesitan prestarse más atención. El auditor debe guardarse contra cualquier tendencia a la exageración o enfatizar actuaciones deficientes que observó durante la auditoría. La información que se necesita debe proporcionar un equilibrio al informe y debe incluir una perspectiva apropiada, que es: 

• La información pertinente acerca de porqué se hace la auditoría; 

• La información sobre el tamaño y naturaleza de las actividades del contratista a que los resultados se refieren; y 

• Efectuar descripciones justas y ecuánimes de resultados para evitar interpretaciones equivocadas. 

Cuando se utilicen muestreos estadísticos u otros métodos cuantitativos,  debe hacerse un comentario sobre ellos y una explicación del auditor de los elementos del coste individuales involucrados en la evaluación. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la información procesal detallada, usada para realizar las pruebas cuantitativas, necesariamente no debe ofrecerse en el informe, sino que queda en los papeles de trabajo de la auditoría. No obstante, el informe de auditoría debe revelar si el auditor utiliza una muestra obtenida, o no, bajo técnicas estadísticas para sus conclusiones de la auditoría. El informe también debe incluir los detalles relativos al universo de la muestra, el tipo de muestreo (si ha sido: aleatorio simple, aleatorio sistematizado o aleatorio estratificado) y la unidad de muestreo.

El informe indicará también si los resultados de los muestreos estadísticos se proyectan al universo de la muestra. En este caso, los informes de auditoría con proyecciones, o inferencia estadística, incluirán también el nivel de confianza del intervalo, el intervalo de confianza en el que se encuentra el parámetro y el error de estimación admisible. Si no se proyectan los resultados, en el informe de auditoría se debe explicar las razones por las que dichos resultados no podían ser inferidos.

 

3. Apoyo adecuado.

El auditor debe obtener evidencia suficiente para demostrar o mantener la base de su opinión en de cada materia sobre la que informa. Su valoración, equilibrada y racional, debe apoyarse en datos verdaderos, proporcionando credibilidad a los resultados y conclusiones del informe. Excepto cuando sea necesario hacer demostraciones convincentes, los datos de apoyo detallados no necesitan incluirse en los informes, pues, en todo caso, queda su constancia en los papeles de trabajo.

Deben identificarse las opiniones y conclusiones en los informes claramente como tales y éstas deben estar basadas en el suficiente trabajo de auditoría para garantizarlas. En muchas ocasiones, el hallazgo de un error, deficiencia o debilidad, puede resultar meramente anecdótico, es decir no puede apoyar una conclusión amplia y una recomendación relacionada para una acción correctiva.

Cuando sea apropiado, los informes de auditoría deben referirse a otros informes de auditoría de contratos que abarcan las materias cubiertas por la auditoría en curso, como por ejemplo los comentarios relativos a la suficiencia del sistema de contabilidad, procedimientos de compras, los recargos de costes indirectos, etc.

 

4. Recomendaciones.

El informe del auditor debe contener todas las recomendaciones que sean adecuadas siempre que en la auditoría se descubra que las operaciones del contratista pueden mejorarse significativamente. El auditor también debe hacer recomendaciones para el cumplimiento con los requisitos legales o reguladores de las normas de costes cuando existan casos significativos de incumplimiento de los mismos.

En los casos en los que el auditor de contratos no pueda hacer las recomendaciones, en el informe debe declarar el porqué es incapaz de hacerlo y qué trabajo adicional necesita ser hecho para formular recomendaciones. Sin embargo, se debe tener en cuenta que las recomendaciones incluidas en el informe de auditoría sólo tienen efectos de asesoramiento, no tienen carácter imperativo. Por esta razón, porque las recomendaciones no son ejecutivas o mandatos de obligado cumplimiento, ya que no hay ningún requisito contractual para el contratista, éste puede cumplirlas o no. Por consiguiente, deben formularse los informes de una manera que induzca al contratista a la aceptación de los resultados de la auditoría y la asunción de las recomendaciones. En este sentido, las expresiones en el informe deben ser hechas con tacto, diplomáticas, templadas y verdaderas, con el fin de lograr el objetivo que es la aceptación de los resultados y recomendaciones, sin disminuir la independencia del auditor. Recíprocamente, deben evitarse las expresiones afiladas o punzantes, críticas e irritantes, porque crean rechazo, resentimiento y una atmósfera en el contratista para desafiar las conclusiones del auditor. Para asegurar la plena eficacia del informe éste debe ser neutral y reconocer, cuando sea posible, las dificultades del contratista u otras necesidades urgentes, así como su disposición para adoptar las acciones correctivas recomendadas.

 

5. Problemas que requieren de un estudio más extenso.

Si el alcance de la auditoría o la existencia de factores que la limitan aconsejan que ciertas materias deban estudiarse a fondo, el auditor debe incluir en el informe qué asuntos considera de importancia y las razones por las que tales cosas merecen un estudio más extenso.

 

6. Manifestación de logros alcanzados por el contratista.

En ocasiones, puede ser oportuno incluir en el informe aspectos satisfactorios, no sólo las deficiencias halladas, de las operaciones examinadas del contratista, cuando son significativas y están justificadas por la magnitud del contrato. Tal información es necesaria para mostrar la imagen fiel de la situación que el auditor encuentra y para equilibrar el informe. 

7. Alegaciones del contratista.

Una de las maneras más eficaces para garantizar que los informes sean justos, completos y objetivos es evaluando las alegaciones del contratista respecto de los resultados provisionales de la auditoría. Esto produce un informe que muestra no sólo lo que se encontró y la opinión del auditor, sino también lo que el contratista piensa y lo que, en todo caso, se puede hacer al respecto.

Las observaciones y alegaciones del contratista sobre los informes provisionales deben ser evaluadas y consideradas objetivamente, de manera que éstas deben recogerse en el informe. El auditor debe modificar su posición si la alegación del contratista está soportada en un argumento sólido. Cuando un contratista hace la promesa de realizar una acción correctiva, este compromiso debe tenerse en cuenta en el contexto apropiado, pero no debe aceptarse como justificación para dejar caer la posición del auditor o una recomendación relacionada. Sin embargo, si las alegaciones del contratista no vencen la opinión del auditor, entonces el auditor debe incluir en el informe tales alegaciones y las razones para rechazarlas.

 

8. Objetivo y alcance de la auditoría.

El alcance de la auditoría debe declararse en todos los informes. No todas las auditorías tienen el mismo alcance, algunas tienen un menor alcance dependiendo de las circunstancias, como por ejemplo las encaminadas a evaluar funciones o procesos de producción específicos, actividades o por el tamaño del contrato. Tales limitaciones deben ser claramente identificadas en el informe.

Cuando las auditorías sucesivas a un contratista varían en el alcance, el auditor debe explicar por qué el trabajo particular se realiza o no, y también debe definir la naturaleza que acorta el alcance o los aspectos especiales que se consideraron realizados en la auditoría.

También es necesario especificar cuál es el plazo para realizar la auditoría. El informe debe incluir un resumen de los objetivos, porque esta declaración es esencial para ofrecer al lector unos antecedentes sobre cualquiera de los resultados que pueden ser considerados en el informe. Si el órgano de contratación solicita coberturas especiales del alcance de la auditoría en áreas específicas, este hecho también debe mencionarse en el informe.

En todo caso se espera que el auditor realice la auditoría (o aplicación de un «conforme en los procedimientos») según las Normas de Auditoría de Sector Público, consideradas como generalmente aceptadas en auditoría de contratos. El informe declarará que la auditoría se realizó según las citadas normas y comentará los requisitos de ellas adaptados al tipo de auditoría que se realiza. En el párrafo del «alcance» también declarará qué pruebas apropiadas sobre registros, controles internos, principios de contabilidad y operaciones ha sido necesario hacer. El alcance también incluye una declaración que identifica el criterio utilizado para evaluar, en su caso, la oferta económica o el área funcional.

9. Salvedades (calificaciones de la opinión).

Cuando no pueden realizarse procedimientos aceptables de auditoría o ha sido limitado el alcance de la auditoría por la presentación de registros y datos inadecuados, o éstos no han sido presentados, por el tiempo disponible u otras razones, y las limitaciones tienen un efecto adverso significativo en la ejecución de la auditoría o en su alcance, el auditor debe incluir los comentarios apropiados en el párrafo de alcance de la auditoría y debe calificar el informe con las salvedades pertinentes.

Cuando un informe es calificado con salvedades, el párrafo de «alcance» siempre debe comenzar con el calificador siguiente: “Excepto por las salvedades indicadas más adelante …”.

Deben describirse brevemente la naturaleza e impacto de las salvedades y debe proporcionarse una referencia a la sección del informe dónde pueden encontrarse los detalles. 

10. Alcance de una aplicación de conforme en los procedimientos.

En una aplicación de conforme en los procedimientos (véase 2-103 AICPA --- La opinión de auditoría,  del Manual de Auditoría de Contratos descargable en http://www.auditoridecontratos.com) el párrafo de alcance debe referirse a que el trabajo de la auditoría se limitó a los procedimientos especificados por el peticionario (por ejemplo un órgano de contratación). El tradicional párrafo del alcance, incluso la valoración de riesgo de control, se omite en todo caso o hasta que una auditoría haya sido realizada. El párrafo de limitaciones al alcance no se utiliza porque no se está dando una opinión de auditoría. Sin embargo, un párrafo de salvedades deberá ser incluido cuando es necesario evaluar elementos y circunstancias que han evitado el poder realizar una asignación completa de un conforme en los procedimientos.

 

11. Información omitida.

Si el auditor tiene un impedimento para incluir algunos datos pertinentes en el informe,  debe describir lo que se ha omitido y la restricción que hace el requisito dicha omisión, como por ejemplo por circunstancias de clasificación de seguridad del objeto del contrato.