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Presentación del blog

Bienvenidos al blog

Este blog nació con el propósito de captar el interés de personas que tienen preocupación por la racionalización del gasto público. Desde el otoño de 2012, en el que nació, han transcurrido años de trabajo continuado plasmado en más de 150 entradas publicadas, y sigo manteniendo ese objetivo.

En cualquier momento, con mayor razón en tiempos de crisis y cuando abunda la desconfianza, la sociedad española exige una gestión de las compras públicas basada en los principios de economía, eficacia, eficiencia, igualdad de trato y transparencia.

A través de estas páginas intento dar a conocer la técnica de la «auditoría de contratos» como la herramienta clave que permite al poder adjudicador:
-realizar controles documentales sobre los costes reclamados por los licitadores y sobre la eficacia de sus procesos de producción;
-determinar el precio definitivo de los contratos, dentro del límite fijado para el precio máximo, con base en el coste incurrido admisible; y,
-comprobar la metodología de cálculo del beneficio con arreglo a la fórmula acordada.
La «auditoría de contratos» se desarrolla en los celebrados con precios provisionales y que hayan sido adjudicados –aunque no exclusivamente– en procedimientos negociados, diálogo competitivo y la asociación para la innovación.

A todos, mi saludo de bienvenida. Os invito a participar con vuestros comentarios en las entradas del blog que vaya publicando.

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Hay una nueva entrada publicada el día 18/05/2022, con el título:

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Desglose y desagregación por género y categoría profesional

Costes salariales en el «presupuesto base de licitación»

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¡¡¡Ya está disponible, para probar gratuitamente, la aplicación web que permite estimar el valor (a precios de mercado), desglosar los costes y documentar adecuadamente el PBL!!!

Aplicación web PBL

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La entrevista sobre PBL

Presupuesto base de licitación. Entrevistado por Sergio Jiménez, de «Gobierto»

He tenido el placer de ser entrevistado por Sergio Jiménez para su blog en «Gobierto», cuya entrada lleva por título: El Presupuesto Base de Licitación: cómo y por qué calcularlo bien. Con Juan Carlos Gómez Guzmán.

En la entrevista hemos hablado del «presupuesto base de licitación» y de otras cuestiones que afectan a la contratación pública.

Podéis ver el video y escuchar el podcast completos en el anterior enlace.

Si lo preferís, también podéis ver el siguiente video en el que se resume la entrevista.

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miércoles, 7 de mayo de 2014

Eficacia de la auditoría de contratos para prevenir fraude

#54


La noticia: Adif pagó a Corsán un 30% más de lo firmado por la obra del AVE en Barcelona. El coste del AVE a Barcelona se podría haber inflado de forma fraudulenta. La Fiscalía Anticorrupción acusa a Corsán, una empresa del grupo Isolux, de haber cobrado un "sobreprecio ilícito" de 6 millones en el tramo del que resultó adjudicataria.

Esta información puede leerse en: elEconomista.es


Ya he señalado en otros «post» anteriores que no es responsabilidad de la auditoría de contratos, ni su objetivo principal, detectar fraude u otras actividades ilícitas. Sin embargo, los auditores pueden encontrar, cuando realizan una auditoría de contrato, información constitutiva de evidencia o sospecha de ilegalidades. El ejemplo informado en la noticia podría haber sido descubierto mucho antes, si el contrato adjudicado se hubiera sometido a la auditoría de contrato o, simplemente, podría haberse evitado o prevenido, que sin duda hubiera sido mucho más eficaz para proteger los intereses económicos de la Administración.

Las fuentes en las que se descubre el fraude en los contratos proceden, entre otros, de los empleados del contratista, los registros contables, alegaciones de competidores, funcionarios descontentos o de otras terceras partes.

A los efectos de este artículo, el término «fraude» u «otra actividad ilícita» significa cualquier actuación consciente y con intención, incluyendo, pero no limitado a, actos de engaño o deshonestidad que contribuyen a una pérdida o lesión en la Administración Pública. Algunos ejemplos, que en auditoría de contratos se descubren, son:
(1) falsificación de documentos tales como tarjetas de tiempo de la mano de obra directa u órdenes de compra,
(2) cargos de gastos de personal irrazonables a los contratos,
(3) reclamaciones de facturas falsas por servicios no realizados o materiales no entregados,
(4) errores intencionados de costes imputados al contrato,
(5) engaño por ocultación de la verdad,
(6) cohecho y malversación de fondos,
(7) hurto,
(8) funcionarios que adquieren un interés con el contratista o buscan que éste les contrate,
(9) sobornos, o cualquier intento de conspiración o estratagema de engaño
(10) cualquier otro acto ilegal o fraudulento resultante de prácticas de clasificación contable diseñadas para ocultar la verdadera naturaleza de los gastos, por ejemplo, clasificar los gastos de publicidad no permitidos como suministros de oficina,
(11) la sustitución de productos o certificaciones falsas de pruebas que no se realizaron,
(12) cuando el contratista factura costes del contrato pero está en mora de pago a sus proveedores de una forma ordinaria y recurrente en el curso de sus negocios.

Responsabilidades del auditor de contratos en la detección e información de fraude

En auditoría de contratos, la evaluación del riesgo de errores materiales debidos al fraude, es un proceso acumulativo que:
(1) incluye una consideración de riesgos individuales y en combinación de otros, y
(2) debe ser un proceso constante durante toda la auditoría.

La determinación del cumplimiento con las leyes por parte del contratista requiere que los auditores de contrato diseñen acciones y procedimientos que proporcionen una seguridad razonable para  detectar errores, irregularidades, abusos o actos ilegales que puedan:
• tener un efecto directo (o indirecto) y material en las representaciones de costes del contratista
• afectar significativamente a los objetivos de la auditoría.

Los auditores también deben tener:
• el debido cuidado en la planificación, ejecución y evaluación de los resultados de los procedimientos de auditoría, y
• un grado apropiado de escepticismo profesional para alcanzar una seguridad razonable de que se detectan actividades ilegales materiales o prácticas indebidas.

Bajo el concepto de escepticismo profesional ningún auditor de contratos asume que las prácticas de gestión del contratista son deshonestas, ni asume su honestidad incuestionable. Más bien, el auditor reconoce que bajo las condiciones observadas y la evidencia obtenida en auditorías anteriores, es necesario evaluar de manera objetiva las representaciones del coste de los contratistas para determinar que están exentas de errores significativos. Por ello, al auditor de contratos se le requiere un constante estado de alerta ante la posibilidad de actividades fraudulentas. Este estado de alerta, en combinación con el examen sobre los controles internos del contratista y las pruebas normalmente programadas por el auditor sobre los procedimientos de registro contable y las transacciones, debe proporcionar un grado razonable de seguridad para la exposición de fraude u otra actividad ilegal, en caso que existieran.

Es evidente que los auditores de contrato no están capacitados para llevar a cabo las investigaciones de actos ilegales, pero sí tienen la responsabilidad de  estar al tanto de los indicadores de fraude, vulnerabilidades, imputación de gastos potencialmente irregulares y actos ilegales relacionados con un área de la auditoría de contratos. Cuando un auditor obtiene información que plantea una sospecha razonable de fraude u otra actividad ilegal, tiene el deber de denunciarlo.
La denuncia no debe diferirse hasta la conclusión de la auditoría. Tampoco debe necesariamente tener lugar tan pronto como el auditor se enfrenta con un indicador de fraude. El auditor debe dar un seguimiento a los indicadores de fraude hasta que haya satisfecho la sospecha o sea disipada porque hay una explicación inocente de la presunta irregularidad, o no existan más datos relevantes que confirmen el fraude y que se puedan generar a través de las técnicas de auditoría.

Indicadores de fraude y procedimientos de auditoría para su descubrimiento

Los auditores de contrato están familiarizados con los indicadores específicos de fraude. Además de ellos, en el Manual de Auditoría de Contratos (MAC)[1] se muestran indicadores de fraude en diferentes áreas de auditoría, factores de riesgo y pruebas para la detección de fraude que se incluyen en los programas de auditoría.

Uno de los abusos más comunes en las compras públicas es el cargo de costes erróneos a los contratos. Esto se debe, en gran medida, al hecho de adjudicar contratos a precio fijo y con cláusula de revisión de precios. Sin embargo, este riesgo tampoco desaparecería en contratos con precio determinable con base en el coste incurrido porque, en los dos casos, el contratista puede tener la tentación de incrementar su beneficio cargando costes erróneos al contrato. Por ello, el auditor de contratos conoce el impacto que cada coste unitario puede tener en el coste total del contrato. Así, por ejemplo, un pequeño error, en exceso, en la determinación del coste completo unitario de la hora/máquina (digamos una tuneladora que trabajase 24 horas al día, los 365 días del año), debido a un mal cálculo intencionado de la tasa de recargo de costes indirectos, puede ocasionar un sobre coste en el contrato proporcional al número de horas trabajadas anuales de dimensiones gigantescas.

Los errores, intencionados o no, pueden suceder en numerosas situaciones de cualquier otro tipo, como cambios de imputación de tiempos de mano de obra directa de un contrato a otro, o imputaciones de gastos generales sobre bases de reparto que no sean equitativas, ambos perjudicando un contrato con la Administración frente a otro de tipo comercial de otro cliente del contratista.

En cualquier caso, el auditor de contratos evalúa específicamente el riesgo de control debido al fraude y considera este riesgo a la hora de diseñar los procedimientos del programa de auditoría que vaya a realizar. Un factor de riesgo a tener muy en cuenta es la confianza en los procedimientos de control interno del contratista, por ello el auditor de contratos los pone a prueba diseñando procedimientos específicos para obtener una convicción razonable sobre su correcto funcionamiento. El auditor de contratos es consciente que la adecuada ejecución de los programas de auditoría, junto con pruebas suficientes de los sistemas de control interno del contratista, debe proporcionar una seguridad razonable para que, si las hubiera, se detecten prácticas ilegales o fraudulentas. Por ello, ante una calificación como de riesgo más alto de lo normal, el juicio de auditor le guía hacia una toma de decisiones que implican un esfuerzo mayor de auditoría, aumentando el tamaño de la muestra y realizando procedimientos analíticos más extensos.

Procedimiento para denunciar sospechas de fraude

No hay ningún requisito por el que el auditor deba demostrar la existencia de fraude u otras irregularidades del contratista para cumplir con su responsabilidad de denunciar la sospecha, pues es a otros (jueces, fiscalía anticorrupción o policía judicial) a quiénes corresponde realizar las investigaciones pertinentes. En el momento en que el auditor de contratos encuentre o reciba información de lo que plantea una sospecha razonable de fraude, corrupción o actividad ilícita relativa a un contrato que está auditando, debe proceder de la siguiente forma:
(1) Preparar inmediatamente un informe comunicando los hechos al órgano de contratación[2]. El relato de hechos debe describir la condición fraudulenta, teniendo en cuenta la necesidad de ser conciso, incluyendo la referencia apropiada a la normativa de contratación o de otro tipo que el auditor cree que puede haber sido violada. Es suficiente hacer una referencia general, pues no se espera que el auditor de contratos lleve a cabo la investigación judicial. No obstante, debe incluir información sobre los esfuerzos del contratista para dificultar u obstruir la labor de auditoría cuando se dejó al descubierto el presunto fraude.
(2) El auditor de contratos podrá presentar la denuncia directamente al órgano de contratación, si bien se recomienda que sea revisada por el supervisor y remitida al poder adjudicador por la gerencia de la organización (o firma) de auditoría de contratos.
(3) Se debe tener cuidado para evitar el uso innecesario de terminología jurídica o la proliferación de documentos más allá de los estrictamente necesarios para explicar el problema. El propósito de la denuncia es alertar al órgano de contratación para que ponga el asunto en manos de los investigadores judiciales ante la posible irregularidad, y no acreditar que la irregularidad comunicada es una violación de la ley. Asimismo, el auditor de contratos tiene la obligación de proteger los registros y la documentación del contratista, que parecen proporcionar la evidencia de conducta deshonesta, frente al acceso no autorizado a ellos. El material probatorio debe ser puesto a disposición del investigador en la primera oportunidad que tenga después de que sea abierta la investigación judicial.
(4) Por último, en los papeles de trabajo de la auditoría debe abrir uno estableciendo los acontecimientos que condujeron a tomar la decisión de hacer la denuncia de los hechos.

Actividades y comportamiento de auditoría posteriores a la denuncia

A continuación de la denuncia, o de cualquier otra notificación para el inicio de una investigación, el auditor no debe realizar acciones que puedan comprometer dicha investigación. Bajo ningún concepto debe alertar al contratista sobre el envío de la denuncia. No obstante podrá, previa consulta al investigador judicial, ampliar el alcance de la auditoría para determinar el impacto de la sospecha de fraude, u otra actividad ilegal, en los objetivos de la auditoría. En ningún caso se debe ampliar el alcance de la auditoría con el único propósito de obtener información adicional para respaldar la investigación judicial, si es que dicho respaldo ha sido solicitado expresamente y en coordinación con los investigadores. Por otro lado, las actividades de auditoría fuera del área de interés de investigación judicial continuarán su curso normal, a menos que los investigadores aplacen o suspendan formalmente la auditoría.

Las sospechas de fraude u otra actividad ilegal pueden ser tan graves que impidan la emisión de un informe de auditoría sin salvedades, o den lugar a la recomendación de paralizar pagos al contratista hasta que se resuelvan los hechos bajo sospecha. Estas circunstancias pueden requerir más tiempo, incluso, para recopilar información y concluir el informe final de auditoría a tiempo, por lo que debe ser comunicado al órgano de contratación para concertar una nueva fecha de entrega del informe. Pero esto sólo se hará siempre que no haya personas involucradas en la sospecha de ilegalidad en el ámbito o alrededor del órgano de contratación, aunque esta circunstancia pueda parecer insólita que ocurra. Si fuera así, la denuncia se presentará en la Jurisdicción competente por el gerente de la organización (o firma) de auditoría o, si la hubiera, en una línea directa de denuncias. En este caso, el informe de auditoría se entregará en la fecha prevista pero con denegación de opinión de auditoría, si los órganos investigadores no lo desautorizan para no alertar a las personas deshonestas que ya estarían siendo investigadas.

El auditor de contratos debe proteger cuidadosamente y controlar estrictamente toda la información relacionada con la sospecha de fraude u otra actividad ilegal. La finalidad es para proteger, también, la reputación de personas inocentes y asegurar que la información no es filtrada a personas sospechosas de haber cometido el presunto delito y comprometa la acumulación de pruebas por parte de los investigadores judiciales. Por ello, para controlar y proteger toda la información, el auditor debe proceder de la siguiente manera:
(1) Durante las horas de trabajo normales de la auditoría de campo, debe guardar los documentos en un lugar fuera de la vista si el área de trabajo es accesible al personal del contratista.
(2) Después de las horas de trabajo, los documentos deben ser guardados en carpetas, archivadores o estanterías cerradas con llave o clave de seguridad.
(3) Todas las comunicaciones de información y correspondencia con el personal de la organización (o firma) de auditoría y el órgano de contratación debe ser transmitida de manera segura que evite la filtración de personas no autorizadas.

En ningún caso se debe emitir un informe de auditoría que contenga salvedades, por representaciones de coste potencialmente fraudulentas, sin haber sido denunciado previamente y coordinado su contenido con los agentes de la investigación judicial. Normalmente no hay necesidad de retrasar la emisión de un informe de auditoría, a menos que se pueda demostrar que su emisión obstaculiza una investigación o enjuiciamiento. No obstante, a menos que se indique lo contrario porque la violación de la legalidad radique en el ámbito o el entorno del órgano de contratación, se remitirá el informe de auditoría al órgano de contratación junto con una nota adicional en la que se advierte de la actividad sospechosa de ser fraudulenta. En ningún caso se hace referencia en el informe de auditoría a la sospecha de una conducta irregular o una referencia para la investigación, ni tampoco se envía una copia del informe al contratista.

La política de la organización (o firma) de auditoría de contratos debe ser la de protección de la información relativa a un asunto sometido a investigación, no revelando ningún dato al contratista ni a sus abogados. Esta política se basa en la necesidad de evitar la divulgación de información que pueda impedir o poner en peligro una investigación. Sólo podría divulgarse información previa autorización expresa y sobre datos específicos otorgada por el órgano investigador judicial.

Por último, puede suceder que representantes del contratista investigado, o el propio contratista, en la búsqueda de información protegida podrían tomar medidas inusuales para contactar con el auditor fuera del lugar de trabajo. Dichas medidas podrían ser del tipo de llamadas telefónicas al número particular o visitas a su domicilio. Como la auditoría del contratista encartado sigue su curso en medio de la investigación de la ilegalidad, cualquier contacto entre el auditor y el contratista debe ocurrir, ahora con mayor motivo, en el lugar de trabajo del auditor y éste no debe discutir aspecto alguno de un asunto sometido a la investigación. Si se produjera un intento del contratista de ponerse en contacto con el auditor fuera de las horas normales de trabajo o del lugar de trabajo, el auditor debe comunicarlo a los agentes judiciales que realizan la investigación.



[2] Sería muy apropiado y deseable que en la Administración General del Estado hubiera un órgano, que podría ser la Junta Consultiva de Contratación Administrativa, quién recibiera las denuncias de fraude o cualquier acto ilícito en los contratos, a través de una línea directa «hot line» similar a la que tiene implantada la Agencia Tributaria para su servicio de la denuncia tributaria.

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