Introducción
Este «post» contiene una visión general y unas pautas que se
utilizan en la auditoría de contratos sobre las relaciones de estimación de costes
y de «no-costes» en el contexto de las ofertas de precios del contratista. También
proporciona una guía sobre el uso de las normas de estimación en las ofertas del
precio de los contratos.
Terminología de estimación
paramétrica
Definición de estimación
paramétrica de costes
Una estimación paramétrica de costes, o «parametrización»,
se define como una técnica que utiliza una o más relaciones de costes para
estimar los costes asociados con la ejecución, fabricación, mantenimiento o
modificación de un elemento, producto o servicio final. Una relación de
estimación de costes (en adelante CER – cost
estimating relationships) expresa una correlación cuantificable entre
ciertos costes del sistema y otras variables del sistema de «no-coste», ya sea por
el carácter técnico o por otra circunstancia. La CER se dice que representa el
uso de una o más variables independientes de «no-coste» para predecir o estimar
una variable dependiente de coste.
La parametrización abarca incluso las relaciones aritméticas
tradicionales más sencillas entre datos históricos, como simples factores o
coeficientes utilizados en la estimación de los costes. Sin embargo, para los fines
de la auditoría de contratos en esta entrada también trataremos aspectos
paramétricos más complejos y avanzados. Estos pueden involucrar a una amplia
utilización de costes y variables independientes relacionadas con un único
efecto en los costes, o variables independientes definidas en términos de
rendimiento del sistema de producción y del objeto del contrato, o
características de diseño o de los requisitos de materiales utilizados en el
contrato o procesos de producción. Las bases de datos y / o modelos y
aplicaciones informáticas se utilizan habitualmente en estos tipos de sistemas
de estimación paramétrica de costes.
Las técnicas de estimación paramétrica de costes en los
contratos pueden utilizar cualquiera de los siguientes métodos de estimación:
(1) Detallado.- también conocido como el enfoque de abajo
hacia arriba. Este método divide las ofertas de los contratistas en sus
componentes más pequeños y por lo general están respaldados por facturas
detalladas del material utilizado en el objeto del contrato o en registros de
imputación de horas de la mano de obra directa para el objeto del contrato.
(2) Comparativo.- establece los costes de las ofertas
utilizando como referencia los de artículos producidos en el pasado, como una línea
de partida. Las asignaciones de coste se hacen al objetivo de coste (el
contrato) con base en factores tales como la complejidad, escala, diseño, los materiales,
etc.
(3) Apreciación subjetiva.- es un método de estimar los
costes utilizando apreciaciones con base en la experiencia previa, el juicio,
la memoria, notas informales y otros datos. Se utiliza típicamente durante la
fase de investigación y desarrollo cuando aún no se han realizado los planos de
fabricación.
Diferencia entre coste y
variable independiente de «no-coste»
Aunque los criterios básicos entre las relaciones de
estimación de coste a coste (por ejemplo, agrupaciones de costes y bases de
imputación) son las que hemos utilizado hasta ahora en este blog, los criterios
de estimación de esta entrada se refieren a las relaciones coste a las
denominadas variables de «no-coste».
Las relaciones coste a «no-coste» utilizan algo más que el coste
unitario o el número des horas de trabajo como variables independientes.
Ejemplos de variables independientes de «no-coste» incluyen cosas tales como la
cifra de ventas de la empresa, el tamaño del elemento final, los requisitos de
rendimiento, los componentes electrónicos del bien, la complejidad o número de
los planos de ingeniería necesarios para la producción, las tasas de producción
o capacidad productiva, o el número de elementos producidos o remanufacturados.
Las CERs que implican tales variables, cuando son significativas, requieren que
la exactitud y actualidad de los datos de las mismas deban ser auditados.
Utilización de estimaciones paramétricas de costes
Las estimaciones paramétricas de costes se utilizan tanto
por los contratistas como por los órganos de contratación en la planificación,
presupuesto y ejecución de los procesos de compras. Los modelos de estimaciones
paramétricas de costes se componen generalmente de varias CER y pueden ser
utilizados para estimar los costes de una parte de la oferta del contratista o
de su totalidad. Estos modelos están a menudo informatizados y pueden estar
formados tanto por relaciones tradicionales de coste a coste y por relaciones
coste a variables de «no-coste», todas ellas interrelacionadas.
Las estimaciones paramétricas de costes también se utilizan
a menudo para cotejar la razonabilidad de las estimaciones hechas por el
contratista, utilizando sus propios métodos de estimación. En general, no es
prudente confiar en las técnicas paramétricas basadas en una amplia gama de
datos para estimar los costes cuando exista un programa de aplicación directa o
están disponibles datos específicos y concretos del coste histórico, como es el
caso de un programa que tenga el contratista para el seguimiento y control de
la producción en su propia planta. Las técnicas paramétrics tampoco son
apropiadas para las tarifas horarias de la mano de obra directa y las tasas de
recargo de costes indirectos que requieren consideraciones de pronóstico
independientes, como el tiempo y el lugar de ejecución del contrato.
Entonces, ¿cuándo se considera que el uso de un método de
estimación paramétrica es adecuado?, pues cuando el contrato, por ejemplo, está
en una etapa de ingeniería conceptual, o para contratos de concursos de
proyectos donde la definición del producto final no está todavía clara, o
cuando no existe ninguna lista de materiales disponibles, o en grandes obras
públicas en las cuales puede haber muchas contingencias imprevisibles. En tales
casos, la evaluación de auditoría de contratos debe determinar que:
(1) el modelo de estimación paramétrica del precio se basa
en datos históricos de costes y si se ajusta a tales datos, y
(2) el contratista ha demostrado que el modelo de estimación
paramétrica refleja realmente los datos a un grado razonable de exactitud.
Criterios de estimación
paramétrica del precio de las ofertas
Cuando el contratista utiliza técnicas de estimación
paramétrica de costes en el precio de las ofertas, el auditor de contratos debe
aplicar todos los procedimientos de auditoría que sean pertinentes, además de
los reseñados más adelante.
Declaración de estimación
de datos paramétricos
En primer lugar, el contratista debe quedar obligado a
proporcionar al órgano de contratación todos los hechos y datos disponibles en
el momento de presentar la base de auditoría de la oferta de tal manera que los
costes incluidos en el precio de la oferta sean actuales, completos y exactos.
Las estimaciones paramétricas de costes deben darse a conocer con los datos y
los métodos detallados sobre cómo han sido estimados.
Muchos contratistas utilizan la estimación paramétrica de
costes como una ayuda adicional para cotejar otras estimaciones hechas usando
otros métodos. El buen juicio es necesario a la hora de seleccionar datos para
hacer una estimación fiable sobre el coste que se incluirá en el precio de la
oferta. Por lo tanto, si un contratista realiza una oferta de precios basada
tanto en datos paramétricos como en estimaciones discretas, sería bueno que
revelara al órgano de contratación todos los hechos pertinentes mediante una
declaración sobre cómo ha estimado los datos paramétricos. De esta manera
evitará que el auditor de contratos tenga que realizar indagaciones posteriores
para obtener el conocimiento completo de todos los datos y métodos de
estimación.
Evaluación de los costes
paramétricos estimados
El auditor de contratos, durante su evaluación, realiza las
siguientes indagaciones acerca del los costes paramétricos estimados:
* ¿Los procedimientos establecen claramente los datos
finales de costes cuando las técnicas paramétricas son adecuadas?
* ¿Existen directrices para la aplicación coherente de las
técnicas de estimación?
* ¿Existe una correcta identificación de las fuentes de
datos y los métodos de estimación y la justificación de los datos utilizados en
la elaboración de las estimaciones de costes?
* ¿Los procedimientos aseguran que el personal que realiza
las estimaciones tiene suficiente formación y experiencia para realizar tareas
de estimación paramétrica de acuerdo con los procedimientos establecidos por el
contratista?
* ¿Hay un control
interno adecuado del contratista sobre el sistema de estimación,
incluida la comparación de los resultados previstos con los resultados reales y
un análisis de las diferencias y desviaciones?
Fundamentos adicionales para la
evaluación de una estimación paramétrica
El auditor de contratos también considera los siguientes
elementos adicionales cuando realiza una evaluación sobre una estimación
paramétrica de costes.
* Requiere al contratista para que demuestre que las
relaciones de estimación utilizadas de coste a «no-coste» son lógicas. Un
contratista debe considerar todas las alternativas lógicas razonables y no
limitarse a un simple análisis con el primer surtido de variables que tenga a
mano. Cuando la declaración de estimación de costes de un contratista descubre
múltiples alternativas con apariencia lógica y pruebas estadísticas sobre las relaciones
seleccionadas, puede decirse que ha utilizado un método de estimación
paramétrica de costes que le permite encontrar la mejor alternativa.
* El contratista debe demostrar que utiliza datos para sus
estimaciones paramétricas de costes que se pueden verificar. En muchas etapas,
el auditor de contratos no tiene evaluada previamente la exactitud de los datos
de «no-coste» utilizados en las estimaciones paramétricas del contratista. Para
el seguimiento y documentación de las variables de «no-coste», los contratistas
pueden tener que modificar los sistemas de información existentes o desarrollar
otros nuevos. La información que es adecuada para las necesidades de gestión
del día a día puede no ser siempre lo suficientemente fiable para estimar los
precios de las ofertas. Los datos utilizados en las estimaciones paramétricas
deben ser precisos y consistentes y estar a disposición del auditor de
contratos durante un periodo de tiempo adecuado para que sean fácilmente
rastreados o poder ser conciliados con la documentación de origen.
* El contratista deberá
demostrar que existe una relación estadísticamente significativa entre las
variables que se utilizan en una relación de estimación de costes paramétrica.
Hay varios métodos estadísticos, entre ellos alguno tal como el análisis de
regresión que se puede utilizar para validar una relación de la estimación del
coste. Sin embargo, no hay una prueba única y uniforme que se pueda especificar
aquí y que es sea válida para todas las circunstancias. Las pruebas estadísticas
pueden variar en función de una evaluación del riesgo global y la naturaleza de
la base de datos paramétricos del contratista y el sistema de estimación
relacionado. La declaración del contratista, a la que he hecho referencia
anteriormente, debe describir el análisis estadístico utilizado e incluir la
explicación y la validez de la prueba estadística practicada del CER.
* El contratista deberá demostrar que las relaciones de
estimación paramétrica de costes utilizadas por él pueden predecir e inferir
los costes con un grado razonable de exactitud. Al igual que con el uso de
cualquier relación de estimación ésta deriva de datos históricos, es esencial,
en la utilización de CER paramétricas, que el contratista tenga bien
documentada la metodología de trabajo y los datos de partida, para que los
resultados puedan ser comparados.
* El contratista debe garantizar que los resultados de CER
paramétricas de coste a «no-coste» son vigilados y seguidos periódicamente, en
la misma medida que las tarifas horarias u otros factores de coste a coste. Si
una CER se valida y sólo es utilizada en una única oferta singular, el
seguimiento evidentemente no es esencial. Sin embargo, si se espera que los
resultados de esta relación sean considerados para la estimación continua de
costes, entonces el seguimiento es crítico. El contratista debe revalidar
cualquier CER cuando la supervisión del sistema ha revelado que la relación ha
cambiado.
Estimación paramétrica por
modificaciones en los contratos
En ocasiones, el cambio o modificaciones del contrato puede hacer
necesario considerar nuevas relaciones respecto de las iniciales que sirvieron
para la prepropuesta de precios de la oferta del contrato. Una modificación del
contrato, por causas sobrevenidas que no pudieron preverse, puede cambiar las
relaciones de estimación paramétrica de costes. En estos casos, es importante
que el contratista disponga de un sistema adecuado para validar, verificar y
supervisar las CER de partida cuando hay modificaciones en el contrato (puede
suceder en grandes obras públicas cuando la ejecución se tropieza con
dificultades no previstas).
Acuerdos sobre tarifas
En contratos adjudicados mediante diálogo competitivo, en concursos
de proyectos o sistemas para la racionalización de la contratación, incluso en
compras centralizadas, cuando los contratistas presentan sus ofertas con base
en relaciones paramétricas de costes, aquéllos deben someter sus ofertas para
la valoración de las tarifas del coste unitario, o la propuesta de precios,
para su comprobación por el auditor de contratos y la aprobación posterior del
sistema propuesto por el órgano de contratación. Todos los datos presentados en
relación con el la oferta son revisados por el auditor de contratos con el fin
de comprobar su exactitud, que son actuales y completos en el momento de la
aprobación de las tarifas por el órgano de contratación.
Las consideraciones clave en la auditoría de ofertas para el
establecimiento de las tarifas del contrato con base en propuestas de
relaciones de estimación paramétricas de costes, son:
(1) Las CER deben ser de tipo general y no deben estar
pensadas para su utilización en un único contrato.
(2) La comparabilidad de las relaciones para estimar los
datos paramétricos es crítica. Las propuestas de CER deben incluir toda la
documentación que describa claramente cómo son dichas relaciones y en qué se
basan. Los datos utilizados para estimar las tasas deben estar claramente
relacionados con dichas circunstancias.
(3) La validación de todos los criterios paramétricos es
especialmente importante si las CER se van a utilizar de manera repetitiva
sobre un gran número de adquisiciones (por ejemplo, en compras centralizadas).
Consideraciones acerca del
valor de los materiales y las subcontrataciones
Cuando el PCAP requiera el sometimiento de la base de
auditoría para su examen, también el contratista debe someter los costes de las
subcontrataciones y asegurar su exactitud, integridad y actualidad. La
utilización de CER paramétricas no exime a un contratista de su responsabilidad
de incluir en la base de auditoría las adquisiciones de las subcontrataciones
previstas y los datos de costes o precios de dichas subcontrataciones.
Cuando los costes de materiales se basan en estimaciones
paramétricas, el contratista deberá demostrar que el tipo de materiales
incluidos en su oferta son los mismos que se incluye en la base de datos de las
CER. Entonces, el auditor de contratos debe aplicar procedimientos de auditoría
para determinar si:
(1) los materiales incluidos en la base de datos de la CER
no se estiman por separado en la oferta, y
(2) se han hecho ajustes en la base de datos de las CER para
aquellos artículos que hayan sido fabricados con anterioridad en la empresa y
ahora se están comprando a un subcontratista. Si la base de datos de las CER no
se ha ajustado, el contratista deberá proporcionar una estimación detallada de
los costes de los materiales comprados.
El contratista debe explicar cualquier diferencia importante
entre las estimaciones paramétricas de costes de la subcontratación y el precio
cotizado por el subcontratista y proporcionar la justificación del uso de la
estimación paramétrica en este caso.
La consistencia en la estimación de los costes de la
subcontratación se debe mantener dentro del sistema de estimación del
contratista. Cualquier desviación significativa de las prácticas normales en la
oferta debe ser identificada y justificada por el contratista.
Eficiencia de las
estimaciones paramétricas
Una primera justificación por la que se utilizan las
estimaciones paramétricas es la de reducir, en lo posible, los trabajos de
estimación de costes y su negociación. Los contratistas deben realizar un
análisis coste-beneficio antes de implementar un elaborado modelo de estimación
paramétrica. Su análisis debe demostrar que los costes de implementación y
seguimiento no superan el beneficio de reducir los trabajos de estimación de
costes para las ofertas. Aunque en muchos casos los nuevos sistemas de
información pueden ser desarrollados para proporcionar variables del tipo «no-coste»
fiables. Sin embargo, el coste de validación y seguimiento de las relaciones
puede no ser sustancial y poco práctico.
Cuando el análisis coste-beneficio del contratista indica
que la implementación del sistema paramétrico aporta mayor eficacia que los de
estimación de costes tradiciones y/o incrementa la exactitud y fiabilidad,
entonces es recomendable su uso.
Consideraciones para el ajuste de los datos
Un criterio básico es que la base de datos paramétricos sea
comparable. Sin embargo, un contratista puede que tenga que adaptar una base de
datos que es parcialmente comparable con sus costes históricos utilizando un
factor de "calibración o apreciación" e introducir factores extraídos
de la aplicación de «curvas de aprendizaje». Un ejemplo podría ser un ajuste de
los datos para contemplar los ahorros, o mayor eficiencia, que se producen como
resultado de iniciativas de mejora continua o por la experiencia. La
utilización de estos factores de ajuste, que modifican las propias CER
establecidas por el contratista, son unas técnicas válidas. Sin embargo, el uso
de tales factores o ajustes deben estar completamente documentados y divulgados.
Además, este enfoque aumenta la carga del contratista para documentar el cumplimiento
de los demás criterios.
Actuación
del auditor de contratos
Tras la recepción de una solicitud para auditar la oferta de
un contrato, el auditor se entrevista con el personal de apoyo técnico del
órgano de contratación para evaluar la necesidad de hacer revisiones técnicas
sobre la oferta del contratista. Debido a la naturaleza especial de las
relaciones de estimación de coste a «no-coste» y la posibilidad de disponer de
unos datos históricos de coste limitados, deben añadirse pruebas de auditoría
adicionales para verificar la fiabilidad de dichas relaciones de estimación.
Si bien el auditor abordará su investigación en áreas de
interés especial, conforme a lo solicitado por el órgano de contratación, el
alcance de la auditoría será establecida por el auditor de acuerdo con las
normas generales de auditoría de contratos, a menos que el requerimiento del
órgano de contratación sea que el auditor evalúe sólo una parte de la oferta del
contratista.
Los auditores de contratos deben estar disponibles para la
mesa de contratación con el fin de explicar los precios aplicables, los
criterios de la oferta y manifestar cualquier riesgo potencial de auditoría. Un
ejemplo de este tipo de asesoramiento derivado de la auditoría sería
identificar registros del contratista que no han sido previamente utilizados
para inferir los costes y que, por tanto, requieren un apoyo añadido del
contratista y pruebas adicionales de auditoría.
Normas de estimación
Diferencias entre normas de
estimación traicionales y estimación paramétrica de costes
En términos de evolución histórica y complejidad, el término
de «normas de estimación», como se explica en este apartado, puede ser
entendido como parte de la manera tradicional de estimar precios de tarifas
basadas en relaciones coste a coste y mediante los más avanzados tipos de sistemas
de estimación paramétrica.
Las normas de estimación se realizan normalmente a través de
la utilización de estudios, procesos, medición tiempos y otros trabajos
técnicos realizados por los ingenieros industriales. La parametrización, por
otra parte, también se realiza mediante la relación entre costes históricos con
una o más variables de «no-coste». Las normas de estimación general que representan
relaciones del tipo coste a «no-coste» han estado tradicionalmente limitadas a los
elementos discretos más simples de estimación de costes, pero han pasado a
relaciones paramétricas más complejas. Además, la lógica de la relación de
estimación y la aplicación de las matemáticas es cada vez más evidente.
Utilización de normas de
estimación mediante el sistema de coste estándar
Las normas de estimación pueden estar establecidas con base
en relaciones de ingeniería y/o costes de producción (trabajo, tiempo y/o
materiales) para las características específicas de un producto, tales como su
composición, tamaño, peso o duración. Este enfoque está diseñado para ahorrar
esfuerzo de estimación y se utiliza con frecuencia en la estimación de los
costes de producción y los costes de las órdenes de pedido o unidades de obra
recurrentes. A este respecto, muchos contratistas utilizan la técnica en la
presupuestación de órdenes de producción y control de la producción. En
definitiva, es una técnica apropiada para grandes lanzamientos de un mismo elemento,
o lotes de un mismo producto, utilizándose sistema de presupuestación y control
de costes estándar[1].
La estimación de los estándares pueden ser aplicados en el
cálculo del coste de un elemento (un tornillo) o el coste de una operación de
trabajo (por ejemplo, electrodos de soldadura por tonelada de acero
estructural), el tiempo de las operaciones de una máquina, o el coste de un
servicio por semana (grabación de asientos en la contabilidad). A un nivel más
complejo, el método de coste estándar se puede usar para estimar los costes de
grupos de componentes o clases más amplias de las operaciones de mano de obra o
de la producción en general.
El uso de estándares puede ser apropiado en situaciones de
estimación de costes del contrato cuando existe una estrecha correlación entre
la cantidad de coste de producción y el producto relacionado o característica
del proceso. El conjunto de los datos que están correlacionados deben haber
sido medidos de una manera uniforme. Los datos de costes utilizados deben ser
verificables por medios razonables. Las unidades de medida utilizadas para las
características base deben ser uniformes y fácilmente identificables, la
cantidad o el valor de una característica deben ser fácilmente determinables.
Los datos pueden proceder de las estadísticas del sector industrial, pero deben
ser relevantes y verificables conforme a la experiencia del contratista y el
uso particular que se hace de ellos.
Aplicabilidad en las ofertas
Tradicionalmente, los costes estándar se han utilizado para estimar
los costes en cantidades a tanto alzado, a menudo incluyendo los gastos
generales de fabricación, y de manera menos frecuente los generales y de
administración. Sin embargo, son las normas contenidas en PCAP y, en su caso,
la norma de contabilidad de costes, como NODECOS[2], las que tendrá que tener
en cuenta el contratista para la estimación de los costes estándar en presentación
de la oferta del precio del contrato.
Procedimientos de Auditoría
En función de la importancia relativa y el riesgo de los
costes estimados, el auditor de contratos examina el desarrollo y aplicación de
las normas de estimación para determinar si su uso por el contratista es
apropiado a las circunstancias del contrato. Asimismo, debe evaluar todos los
costes y los datos así como las relaciones de «no-coste» aplicables a cada
estándar de estimación y determinar si los datos se han utilizado adecuadamente
en los cálculos. Debe asegurarse que las mediciones y correlación son
apropiadas para el propósito. También debe determinar si la base para el
estándar (por ejemplo, el conjunto de productos, las tasas de producción y
métodos de producción) son suficientemente homogéneas o comparables con la que
se contemplan en la estimación.
Cuando haya cambios en el diseño o la producción de un
producto final o el tipo o método de producción, el contratista deberá realizar
los ajustes en las normas de estimación. En ocasiones, puede ser necesaria la
evaluación del proceso productivo con personal técnico del órgano de
contratación.
Durante el desarrollo de una auditoría de costes incurridos,
la información que se obtiene en ella puede ser muy útil para la comparación y
puesta a prueba de los estándares, como un medio de evaluar estimaciones
recurrentes del contratista. Sin embargo, esto no sustituye a la auditoría de
estimaciones basadas en el coste estándar presentada por el contratista.
[1] La Norma sexta de NODECOS admite la utilización de los
costes estándar para la mano de obra directa y los materiales, donde fija las
condiciones de aceptación y los requisitos de aplicación.
[2] Ver Norma sexta de NODECOS.
No hay comentarios:
Publicar un comentario
Gracias por su colaboración