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Bienvenidos al blog



Este blog nació con el propósito de captar el interés de personas que tienen preocupación por la racionalización del gasto público. Después de cuatro años de trabajo continuado y más de 100 entradas publicadas, sigo manteniendo ese objetivo.
En cualquier momento, con mayor razón en tiempos de crisis y cuando abunda la desconfianza, la sociedad española exige una gestión de las compras públicas basada en los principios de economía, eficacia, eficiencia, igualdad de trato y transparencia.
El objetivo principal de este blog es dar a conocer a la «auditoría de contratos» como la herramienta clave que permite al poder adjudicador:
  1. realizar controles documentales sobre los costes reclamados por los licitadores y sobre la eficacia de sus procesos de producción;
  2. determinar el precio definitivo de los contratos, dentro del límite fijado para el precio máximo, con base en el coste incurrido admisible; y,
  3. comprobar la metodología de cálculo del beneficio con arreglo a la fórmula acordada.


La «auditoría de contratos» se desarrolla en los celebrados con precios provisionales y que hayan sido adjudicados –aunque no exclusivamente– en procedimientos negociados, diálogo competitivo y la asociación para la innovación.
A todos, mi saludo de bienvenida; y, particularmente a los interesados en la contratación pública, mi invitación a que os pongáis en contacto conmigo y/o participéis en la encuesta – que hallaréis en este enlace– y con vuestros comentarios en las “entradas” que vaya publicando en el blog.

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Hay una nueva entrada publicada el día 25/07/2017, con el título:

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Órgano indpendiente de supervisión de la contratación pública

Algunas funciones que debería ejercer

Línea de separación



miércoles, 19 de marzo de 2014

Costes del ciclo de vida

#51


Con frecuencia, en el ámbito de las entidades públicas, se hace un cálculo de los denominados «costes del ciclo de vida» de una obra o suministro asociándolo con un análisis de eficacia o de rentabilidad. Se trata de conocer cuál es la rentabilidad o eficacia de la inversión en términos de coste de oportunidad[1]. Particularmente, este análisis puede hacerse en el contexto de las auditorías operativas, que incluyen a las auditorías de economía y eficiencia y las auditorías de programas, realizadas por los órganos de control interno de las Administraciones Públicas.

Los análisis del coste del ciclo de vida, en términos de utilidad, están relacionados con inversiones públicas de mayor cuantía y programas para el cumplimiento de las Políticas Públicas que requieren de la ejecución de inversiones y desarrollo de programas que dan satisfacción a un servicio público, y del que no se espera obtener ningún ingreso tangible a corto plazo por su prestación (por ejemplo, la construcción de carreteras), aunque a medio y largo plazo favorecen la dinamización económica de los territorios que atraviesan y propician el incremento de la renta de los habitantes de la zona. Sin embargo, cuando el coste del ciclo de vida se compra con los ingresos que la inversión puede generar en el periodo de su puesta en servicio (por ejemplo, la construcción de una red de canales de irrigación donde los agricultores van a pagar por el agua de riego que consuman para sus campos), entonces nos encontramos ante un auténtico análisis de la rentabilidad económica y de la inversión[2], como el que utilizan las empresas para tomar sus decisiones con base en la rentabilidad esperada o proporcionada dicha inversión.

Pero el motivo por el que se utiliza en análisis del coste del ciclo de vida con mayor reiteración, es para determinar el monto de financiación que la inversión va a requerir en el tiempo y qué fuentes de financiamiento están disponibles (impuestos, préstamos, donaciones, etcétera). Y no sólo para las fases de conceptualización y diseño del proyecto y posterior construcción, sino también para atender los gastos operativos y de mantenimiento hasta su baja en el servicio, incluso los posteriores al cese de actividad, porque precise de su reciclado u otros procesos de eliminación.

A los efectos del objetivo de este post, se entiende por costes del ciclo de vida de un producto, servicio u obra adquiridos por un órgano adjudicador, los gastos o inversiones de la Administración Pública originados en las siguientes etapas:
a) los costes de la adquisición, incluido el diseño;
b) los costes de operar la inversión;
c) los costes de mantenimiento;
d) los costes de desactivación o de final de vida, como los de reciclado o eliminación; y
e)  otros costes intangibles o difíciles de cuantificar, que no son imputables a la inversión y que se producen por causas tales como emisiones de CO2 o de otras sustancias contaminantes.

Cada una de las fases anteriores puede ser adjudicada independientemente, todas en conjunto o mediante combinaciones de ellas a uno o varios contratistas.

En todo caso, las adjudicaciones de los contratos deben basare en criterios objetivos que garanticen el respeto de los principios de transparencia, no discriminación e igualdad de trato y que garanticen la competencia de manera que resulte adjudicatario el licitador que presente la oferta económicamente más ventajosa. El órgano adjudicador debería pensar que la mejor oferta es aquella que ofrece una mejor calidad-precio, que incluirá siempre un elemento de precio (coste de producción y beneficio del contratista). Auque también podría aclararse que dicha evaluación de la mejor oferta lo sería con base en una relación coste-eficacia. Por otra parte conviene recordar que las entidades adjudicadoras gozan de libertad para fijar normas de calidad adecuadas utilizando especificaciones técnicas o condiciones de rendimiento del contrato.

Para garantizar el cumplimiento del principio de igualdad de trato en las adjudicaciones, las entidades adjudicadoras deben estar obligadas a procurar la transparencia necesaria para permitir que todos los licitadores estén razonablemente informados de los criterios y modalidades que se aplicarán en la decisión relativa a la concesión del contrato. Por ello, las entidades adjudicadoras estar obligadas a especificar en los pliegos los criterios para la adjudicación del contrato y la ponderación relativa acordada a cada uno de dichos criterios.

Al evaluar la mejor relación calidad-precio, los órganos de contratación deben determinar los criterios económicos y cualitativos vinculados al objeto del contrato sobre los que se basarán para evaluar las ofertas con objeto de determinar cuál es la mejor. Estos criterios deben permitir efectuar una evaluación comparativa del nivel de rendimiento estimado de cada oferta respecto del objeto del contrato, tal como se define en las especificaciones técnicas.

Los criterios de adjudicación elegidos no deben conferir a la entidad adjudicadora una libertad de decisión ilimitada sino que deben garantizar la posibilidad de una competencia efectiva e ir acompañados de requisitos que permitan verificar de manera efectiva la información facilitada por los licitadores. Una de las formas que permiten verificar la información de los contratistas en sus ofertas es mediante el sometimiento de ellas a una evaluación de la auditoría de contratos, como se ha explicado en entradas anteriores de este blog.

Una de las maneras sobre cómo las entidades adjudicadoras pueden determinar cuál es la oferta económicamente más ventajosa y establecer el precio razonable del contrato, es mediante un planteamiento de la auditoría de contratos en el coste del ciclo de vida. Como ya se ha dicho arriba, la noción de coste del ciclo de vida incluye todos los costes imputables, desde la concepción hasta la desaparición de la inversión en obras, suministros o servicios.

Entre ellos figuran costes que entendemos como tradicionales, porque son económicamente medibles y asignables, tales como los de producción, investigación y desarrollo, transporte, uso, mantenimiento y eliminación al final de la vida útil, pero también pueden añadirse otros costes «intangibles» y que son los costes atribuibles a factores medioambientales externos, tales como la contaminación causada por la extracción de las materias primas utilizadas en el producto o causada por el propio producto durante su funcionamiento (por ejemplo el CO2 que emite una planta desalinizadora de agua marina) o por su fabricación, siempre que puedan cuantificarse en términos monetarios y ser objeto de seguimiento.

Los métodos utilizados por las entidades adjudicadoras para evaluar los costes atribuibles a factores medioambientales externos deben establecerse previamente de manera objetiva y no discriminatoria en los pliegos del contrato y ser accesibles a todas las partes interesadas, de la misma manera, como se ha explicado en entradas anteriores de este blog, que se establecen los métodos para el cálculo y asignación de costes a los contratos y la norma contable de costes tradicionales (por ejemplo NODECOS).

De esta manera, la viabilidad de establecer un método común sobre el cálculo del coste del ciclo de vida está resuelto, al menos en lo que se refiere a los costes tradicionales, por la auditoría de costes y precios de contratos públicos. Dicha metodología puede abarcar desde la propia fase conceptual y de desarrollo del producto, pasando por la fase de fabricación y continuando durante todo el periodo de vida en servicio, hasta los costes de su eliminación. 

Por otro lado, las técnicas para determinar la razonabilidad de la estimación de los costes de las ofertas pueden basarse en relaciones paramétricas. Luego, durante el perido de ejecución del proyecto, puesta en servicio y eliminación, deben comprobase los costes para el pago del precio de los contratos, mediante la auditoría de costes incurridos.

En consecuencia, todo lo que hasta ahora se he venido exponiendo a lo largo de este blog al respecto de la auditoría de contratos, es de completa aplicación a los denominados costes del ciclo de vida, tanto en lo que se refiere a su estimación como a su comprobación.


[1] Es el coste de la mejor alternativa no realizada. Y se mide por la utilidad que generarían los fondos invertidos en dicha alternativa, en lugar de invertirlos en el proyecto ejecutado. 
[2] No es el objetivo de este post tratar el análisis de inversiones desde el punto de vista de la economía financiera de las empresas, por lo que no incluiré más explicaciones al respecto.

lunes, 10 de marzo de 2014

Auditoría de estimaciones paramétricas de costes

#50


Introducción



Este «post» contiene una visión general y unas pautas que se utilizan en la auditoría de contratos sobre las relaciones de estimación de costes y de «no-costes» en el contexto de las ofertas de precios del contratista. También proporciona una guía sobre el uso de las normas de estimación en las ofertas del precio de los contratos.



Terminología de estimación paramétrica



Definición de estimación paramétrica de costes



Una estimación paramétrica de costes, o «parametrización», se define como una técnica que utiliza una o más relaciones de costes para estimar los costes asociados con la ejecución, fabricación, mantenimiento o modificación de un elemento, producto o servicio final. Una relación de estimación de costes (en adelante CER – cost estimating relationships) expresa una correlación cuantificable entre ciertos costes del sistema y otras variables del sistema de «no-coste», ya sea por el carácter técnico o por otra circunstancia. La CER se dice que representa el uso de una o más variables independientes de «no-coste» para predecir o estimar una variable dependiente de coste.



La parametrización abarca incluso las relaciones aritméticas tradicionales más sencillas entre datos históricos, como simples factores o coeficientes utilizados en la estimación de los costes. Sin embargo, para los fines de la auditoría de contratos en esta entrada también trataremos aspectos paramétricos más complejos y avanzados. Estos pueden involucrar a una amplia utilización de costes y variables independientes relacionadas con un único efecto en los costes, o variables independientes definidas en términos de rendimiento del sistema de producción y del objeto del contrato, o características de diseño o de los requisitos de materiales utilizados en el contrato o procesos de producción. Las bases de datos y / o modelos y aplicaciones informáticas se utilizan habitualmente en estos tipos de sistemas de estimación paramétrica de costes.



Las técnicas de estimación paramétrica de costes en los contratos pueden utilizar cualquiera de los siguientes métodos de estimación:

(1) Detallado.- también conocido como el enfoque de abajo hacia arriba. Este método divide las ofertas de los contratistas en sus componentes más pequeños y por lo general están respaldados por facturas detalladas del material utilizado en el objeto del contrato o en registros de imputación de horas de la mano de obra directa para el objeto del contrato.

(2) Comparativo.- establece los costes de las ofertas utilizando como referencia los de artículos producidos en el pasado, como una línea de partida. Las asignaciones de coste se hacen al objetivo de coste (el contrato) con base en factores tales como la complejidad, escala, diseño, los materiales, etc.

(3) Apreciación subjetiva.- es un método de estimar los costes utilizando apreciaciones con base en la experiencia previa, el juicio, la memoria, notas informales y otros datos. Se utiliza típicamente durante la fase de investigación y desarrollo cuando aún no se han realizado los planos de fabricación.



Diferencia entre coste y variable independiente de «no-coste»



Aunque los criterios básicos entre las relaciones de estimación de coste a coste (por ejemplo, agrupaciones de costes y bases de imputación) son las que hemos utilizado hasta ahora en este blog, los criterios de estimación de esta entrada se refieren a las relaciones coste a las denominadas variables de «no-coste».



Las relaciones coste a «no-coste» utilizan algo más que el coste unitario o el número des horas de trabajo como variables independientes. Ejemplos de variables independientes de «no-coste» incluyen cosas tales como la cifra de ventas de la empresa, el tamaño del elemento final, los requisitos de rendimiento, los componentes electrónicos del bien, la complejidad o número de los planos de ingeniería necesarios para la producción, las tasas de producción o capacidad productiva, o el número de elementos producidos o remanufacturados. Las CERs que implican tales variables, cuando son significativas, requieren que la exactitud y actualidad de los datos de las mismas deban ser auditados.



Utilización de estimaciones paramétricas de costes



Las estimaciones paramétricas de costes se utilizan tanto por los contratistas como por los órganos de contratación en la planificación, presupuesto y ejecución de los procesos de compras. Los modelos de estimaciones paramétricas de costes se componen generalmente de varias CER y pueden ser utilizados para estimar los costes de una parte de la oferta del contratista o de su totalidad. Estos modelos están a menudo informatizados y pueden estar formados tanto por relaciones tradicionales de coste a coste y por relaciones coste a variables de «no-coste», todas ellas interrelacionadas.



Las estimaciones paramétricas de costes también se utilizan a menudo para cotejar la razonabilidad de las estimaciones hechas por el contratista, utilizando sus propios métodos de estimación. En general, no es prudente confiar en las técnicas paramétricas basadas en una amplia gama de datos para estimar los costes cuando exista un programa de aplicación directa o están disponibles datos específicos y concretos del coste histórico, como es el caso de un programa que tenga el contratista para el seguimiento y control de la producción en su propia planta. Las técnicas paramétrics tampoco son apropiadas para las tarifas horarias de la mano de obra directa y las tasas de recargo de costes indirectos que requieren consideraciones de pronóstico independientes, como el tiempo y el lugar de ejecución del contrato.



Entonces, ¿cuándo se considera que el uso de un método de estimación paramétrica es adecuado?, pues cuando el contrato, por ejemplo, está en una etapa de ingeniería conceptual, o para contratos de concursos de proyectos donde la definición del producto final no está todavía clara, o cuando no existe ninguna lista de materiales disponibles, o en grandes obras públicas en las cuales puede haber muchas contingencias imprevisibles. En tales casos, la evaluación de auditoría de contratos debe determinar que:

(1) el modelo de estimación paramétrica del precio se basa en datos históricos de costes y si se ajusta a tales datos, y

(2) el contratista ha demostrado que el modelo de estimación paramétrica refleja realmente los datos a un grado razonable de exactitud.



Criterios de estimación paramétrica  del precio de las ofertas



Cuando el contratista utiliza técnicas de estimación paramétrica de costes en el precio de las ofertas, el auditor de contratos debe aplicar todos los procedimientos de auditoría que sean pertinentes, además de los reseñados más adelante.



Declaración de estimación de datos paramétricos



En primer lugar, el contratista debe quedar obligado a proporcionar al órgano de contratación todos los hechos y datos disponibles en el momento de presentar la base de auditoría de la oferta de tal manera que los costes incluidos en el precio de la oferta sean actuales, completos y exactos. Las estimaciones paramétricas de costes deben darse a conocer con los datos y los métodos detallados sobre cómo han sido estimados.



Muchos contratistas utilizan la estimación paramétrica de costes como una ayuda adicional para cotejar otras estimaciones hechas usando otros métodos. El buen juicio es necesario a la hora de seleccionar datos para hacer una estimación fiable sobre el coste que se incluirá en el precio de la oferta. Por lo tanto, si un contratista realiza una oferta de precios basada tanto en datos paramétricos como en estimaciones discretas, sería bueno que revelara al órgano de contratación todos los hechos pertinentes mediante una declaración sobre cómo ha estimado los datos paramétricos. De esta manera evitará que el auditor de contratos tenga que realizar indagaciones posteriores para obtener el conocimiento completo de todos los datos y métodos de estimación.



Evaluación de los costes paramétricos estimados



El auditor de contratos, durante su evaluación, realiza las siguientes indagaciones acerca del los costes paramétricos estimados:



* ¿Los procedimientos establecen claramente los datos finales de costes cuando las técnicas paramétricas son adecuadas?

* ¿Existen directrices para la aplicación coherente de las técnicas de estimación?

* ¿Existe una correcta identificación de las fuentes de datos y los métodos de estimación y la justificación de los datos utilizados en la elaboración de las estimaciones de costes?

* ¿Los procedimientos aseguran que el personal que realiza las estimaciones tiene suficiente formación y experiencia para realizar tareas de estimación paramétrica de acuerdo con los procedimientos establecidos por el contratista?

* ¿Hay un control interno adecuado del contratista sobre el sistema de estimación, incluida la comparación de los resultados previstos con los resultados reales y un análisis de las diferencias y desviaciones?



Fundamentos adicionales para la evaluación de una estimación paramétrica



El auditor de contratos también considera los siguientes elementos adicionales cuando realiza una evaluación sobre una estimación paramétrica de costes.



* Requiere al contratista para que demuestre que las relaciones de estimación utilizadas de coste a «no-coste» son lógicas. Un contratista debe considerar todas las alternativas lógicas razonables y no limitarse a un simple análisis con el primer surtido de variables que tenga a mano. Cuando la declaración de estimación de costes de un contratista descubre múltiples alternativas con apariencia lógica y pruebas estadísticas sobre las relaciones seleccionadas, puede decirse que ha utilizado un método de estimación paramétrica de costes que le permite encontrar la mejor alternativa.



* El contratista debe demostrar que utiliza datos para sus estimaciones paramétricas de costes que se pueden verificar. En muchas etapas, el auditor de contratos no tiene evaluada previamente la exactitud de los datos de «no-coste» utilizados en las estimaciones paramétricas del contratista. Para el seguimiento y documentación de las variables de «no-coste», los contratistas pueden tener que modificar los sistemas de información existentes o desarrollar otros nuevos. La información que es adecuada para las necesidades de gestión del día a día puede no ser siempre lo suficientemente fiable para estimar los precios de las ofertas. Los datos utilizados en las estimaciones paramétricas deben ser precisos y consistentes y estar a disposición del auditor de contratos durante un periodo de tiempo adecuado para que sean fácilmente rastreados o poder ser conciliados con la documentación de origen.



* El contratista deberá demostrar que existe una relación estadísticamente significativa entre las variables que se utilizan en una relación de estimación de costes paramétrica. Hay varios métodos estadísticos, entre ellos alguno tal como el análisis de regresión que se puede utilizar para validar una relación de la estimación del coste. Sin embargo, no hay una prueba única y uniforme que se pueda especificar aquí y que es sea válida para todas las circunstancias. Las pruebas estadísticas pueden variar en función de una evaluación del riesgo global y la naturaleza de la base de datos paramétricos del contratista y el sistema de estimación relacionado. La declaración del contratista, a la que he hecho referencia anteriormente, debe describir el análisis estadístico utilizado e incluir la explicación y la validez de la prueba estadística practicada del CER.



* El contratista deberá demostrar que las relaciones de estimación paramétrica de costes utilizadas por él pueden predecir e inferir los costes con un grado razonable de exactitud. Al igual que con el uso de cualquier relación de estimación ésta deriva de datos históricos, es esencial, en la utilización de CER paramétricas, que el contratista tenga bien documentada la metodología de trabajo y los datos de partida, para que los resultados puedan ser comparados.



* El contratista debe garantizar que los resultados de CER paramétricas de coste a «no-coste» son vigilados y seguidos periódicamente, en la misma medida que las tarifas horarias u otros factores de coste a coste. Si una CER se valida y sólo es utilizada en una única oferta singular, el seguimiento evidentemente no es esencial. Sin embargo, si se espera que los resultados de esta relación sean considerados para la estimación continua de costes, entonces el seguimiento es crítico. El contratista debe revalidar cualquier CER cuando la supervisión del sistema ha revelado que la relación ha cambiado.



Estimación paramétrica por modificaciones en los contratos



En ocasiones, el cambio o modificaciones del contrato puede hacer necesario considerar nuevas relaciones respecto de las iniciales que sirvieron para la prepropuesta de precios de la oferta del contrato. Una modificación del contrato, por causas sobrevenidas que no pudieron preverse, puede cambiar las relaciones de estimación paramétrica de costes. En estos casos, es importante que el contratista disponga de un sistema adecuado para validar, verificar y supervisar las CER de partida cuando hay modificaciones en el contrato (puede suceder en grandes obras públicas cuando la ejecución se tropieza con dificultades no previstas).



Acuerdos sobre tarifas



En contratos adjudicados mediante diálogo competitivo, en concursos de proyectos o sistemas para la racionalización de la contratación, incluso en compras centralizadas, cuando los contratistas presentan sus ofertas con base en relaciones paramétricas de costes, aquéllos deben someter sus ofertas para la valoración de las tarifas del coste unitario, o la propuesta de precios, para su comprobación por el auditor de contratos y la aprobación posterior del sistema propuesto por el órgano de contratación. Todos los datos presentados en relación con el la oferta son revisados por el auditor de contratos con el fin de comprobar su exactitud, que son actuales y completos en el momento de la aprobación de las tarifas por el órgano de contratación.



Las consideraciones clave en la auditoría de ofertas para el establecimiento de las tarifas del contrato con base en propuestas de relaciones de estimación paramétricas de costes, son:

(1) Las CER deben ser de tipo general y no deben estar pensadas para su utilización en un único contrato.

(2) La comparabilidad de las relaciones para estimar los datos paramétricos es crítica. Las propuestas de CER deben incluir toda la documentación que describa claramente cómo son dichas relaciones y en qué se basan. Los datos utilizados para estimar las tasas deben estar claramente relacionados con dichas circunstancias.

(3) La validación de todos los criterios paramétricos es especialmente importante si las CER se van a utilizar de manera repetitiva sobre un gran número de adquisiciones (por ejemplo, en compras centralizadas).



Consideraciones acerca del valor de los materiales y las subcontrataciones



Cuando el PCAP requiera el sometimiento de la base de auditoría para su examen, también el contratista debe someter los costes de las subcontrataciones y asegurar su exactitud, integridad y actualidad. La utilización de CER paramétricas no exime a un contratista de su responsabilidad de incluir en la base de auditoría las adquisiciones de las subcontrataciones previstas y los datos de costes o precios de dichas subcontrataciones.



Cuando los costes de materiales se basan en estimaciones paramétricas, el contratista deberá demostrar que el tipo de materiales incluidos en su oferta son los mismos que se incluye en la base de datos de las CER. Entonces, el auditor de contratos debe aplicar procedimientos de auditoría para determinar si:

(1) los materiales incluidos en la base de datos de la CER no se estiman por separado en la oferta, y

(2) se han hecho ajustes en la base de datos de las CER para aquellos artículos que hayan sido fabricados con anterioridad en la empresa y ahora se están comprando a un subcontratista. Si la base de datos de las CER no se ha ajustado, el contratista deberá proporcionar una estimación detallada de los costes de los materiales comprados.



El contratista debe explicar cualquier diferencia importante entre las estimaciones paramétricas de costes de la subcontratación y el precio cotizado por el subcontratista y proporcionar la justificación del uso de la estimación paramétrica en este caso.



La consistencia en la estimación de los costes de la subcontratación se debe mantener dentro del sistema de estimación del contratista. Cualquier desviación significativa de las prácticas normales en la oferta debe ser identificada y justificada por el contratista.



Eficiencia de las estimaciones paramétricas



Una primera justificación por la que se utilizan las estimaciones paramétricas es la de reducir, en lo posible, los trabajos de estimación de costes y su negociación. Los contratistas deben realizar un análisis coste-beneficio antes de implementar un elaborado modelo de estimación paramétrica. Su análisis debe demostrar que los costes de implementación y seguimiento no superan el beneficio de reducir los trabajos de estimación de costes para las ofertas. Aunque en muchos casos los nuevos sistemas de información pueden ser desarrollados para proporcionar variables del tipo «no-coste» fiables. Sin embargo, el coste de validación y seguimiento de las relaciones puede no ser sustancial y poco práctico.



Cuando el análisis coste-beneficio del contratista indica que la implementación del sistema paramétrico aporta mayor eficacia que los de estimación de costes tradiciones y/o incrementa la exactitud y fiabilidad, entonces es recomendable su uso.



Consideraciones para el ajuste de los datos



Un criterio básico es que la base de datos paramétricos sea comparable. Sin embargo, un contratista puede que tenga que adaptar una base de datos que es parcialmente comparable con sus costes históricos utilizando un factor de "calibración o apreciación" e introducir factores extraídos de la aplicación de «curvas de aprendizaje». Un ejemplo podría ser un ajuste de los datos para contemplar los ahorros, o mayor eficiencia, que se producen como resultado de iniciativas de mejora continua o por la experiencia. La utilización de estos factores de ajuste, que modifican las propias CER establecidas por el contratista, son unas técnicas válidas. Sin embargo, el uso de tales factores o ajustes deben estar completamente documentados y divulgados. Además, este enfoque aumenta la carga del contratista para documentar el cumplimiento de los demás criterios.

 

Actuación del auditor de contratos



Tras la recepción de una solicitud para auditar la oferta de un contrato, el auditor se entrevista con el personal de apoyo técnico del órgano de contratación para evaluar la necesidad de hacer revisiones técnicas sobre la oferta del contratista. Debido a la naturaleza especial de las relaciones de estimación de coste a «no-coste» y la posibilidad de disponer de unos datos históricos de coste limitados, deben añadirse pruebas de auditoría adicionales para verificar la fiabilidad de dichas relaciones de estimación.



Si bien el auditor abordará su investigación en áreas de interés especial, conforme a lo solicitado por el órgano de contratación, el alcance de la auditoría será establecida por el auditor de acuerdo con las normas generales de auditoría de contratos, a menos que el requerimiento del órgano de contratación sea que el auditor evalúe sólo una parte de la oferta del contratista.



Los auditores de contratos deben estar disponibles para la mesa de contratación con el fin de explicar los precios aplicables, los criterios de la oferta y manifestar cualquier riesgo potencial de auditoría. Un ejemplo de este tipo de asesoramiento derivado de la auditoría sería identificar registros del contratista que no han sido previamente utilizados para inferir los costes y que, por tanto, requieren un apoyo añadido del contratista y pruebas adicionales de auditoría.

 

Normas de estimación



Diferencias entre normas de estimación traicionales y estimación paramétrica de costes



En términos de evolución histórica y complejidad, el término de «normas de estimación», como se explica en este apartado, puede ser entendido como parte de la manera tradicional de estimar precios de tarifas basadas en relaciones coste a coste y mediante los más avanzados tipos de sistemas de estimación paramétrica.



Las normas de estimación se realizan normalmente a través de la utilización de estudios, procesos, medición tiempos y otros trabajos técnicos realizados por los ingenieros industriales. La parametrización, por otra parte, también se realiza mediante la relación entre costes históricos con una o más variables de «no-coste». Las normas de estimación general que representan relaciones del tipo coste a «no-coste» han estado tradicionalmente limitadas a los elementos discretos más simples de estimación de costes, pero han pasado a relaciones paramétricas más complejas. Además, la lógica de la relación de estimación y la aplicación de las matemáticas es cada vez más evidente.



Utilización de normas de estimación mediante el sistema de coste estándar



Las normas de estimación pueden estar establecidas con base en relaciones de ingeniería y/o costes de producción (trabajo, tiempo y/o materiales) para las características específicas de un producto, tales como su composición, tamaño, peso o duración. Este enfoque está diseñado para ahorrar esfuerzo de estimación y se utiliza con frecuencia en la estimación de los costes de producción y los costes de las órdenes de pedido o unidades de obra recurrentes. A este respecto, muchos contratistas utilizan la técnica en la presupuestación de órdenes de producción y control de la producción. En definitiva, es una técnica apropiada para grandes lanzamientos de un mismo elemento, o lotes de un mismo producto, utilizándose sistema de presupuestación y control de costes estándar[1].



La estimación de los estándares pueden ser aplicados en el cálculo del coste de un elemento (un tornillo) o el coste de una operación de trabajo (por ejemplo, electrodos de soldadura por tonelada de acero estructural), el tiempo de las operaciones de una máquina, o el coste de un servicio por semana (grabación de asientos en la contabilidad). A un nivel más complejo, el método de coste estándar se puede usar para estimar los costes de grupos de componentes o clases más amplias de las operaciones de mano de obra o de la producción en general.



El uso de estándares puede ser apropiado en situaciones de estimación de costes del contrato cuando existe una estrecha correlación entre la cantidad de coste de producción y el producto relacionado o característica del proceso. El conjunto de los datos que están correlacionados deben haber sido medidos de una manera uniforme. Los datos de costes utilizados deben ser verificables por medios razonables. Las unidades de medida utilizadas para las características base deben ser uniformes y fácilmente identificables, la cantidad o el valor de una característica deben ser fácilmente determinables. Los datos pueden proceder de las estadísticas del sector industrial, pero deben ser relevantes y verificables conforme a la experiencia del contratista y el uso particular que se hace de ellos.



Aplicabilidad en las ofertas



Tradicionalmente, los costes estándar se han utilizado para estimar los costes en cantidades a tanto alzado, a menudo incluyendo los gastos generales de fabricación, y de manera menos frecuente los generales y de administración. Sin embargo, son las normas contenidas en PCAP y, en su caso, la norma de contabilidad de costes, como NODECOS[2], las que tendrá que tener en cuenta el contratista para la estimación de los costes estándar en presentación de la oferta del precio del contrato.



Procedimientos de Auditoría



En función de la importancia relativa y el riesgo de los costes estimados, el auditor de contratos examina el desarrollo y aplicación de las normas de estimación para determinar si su uso por el contratista es apropiado a las circunstancias del contrato. Asimismo, debe evaluar todos los costes y los datos así como las relaciones de «no-coste» aplicables a cada estándar de estimación y determinar si los datos se han utilizado adecuadamente en los cálculos. Debe asegurarse que las mediciones y correlación son apropiadas para el propósito. También debe determinar si la base para el estándar (por ejemplo, el conjunto de productos, las tasas de producción y métodos de producción) son suficientemente homogéneas o comparables con la que se contemplan en la estimación.



Cuando haya cambios en el diseño o la producción de un producto final o el tipo o método de producción, el contratista deberá realizar los ajustes en las normas de estimación. En ocasiones, puede ser necesaria la evaluación del proceso productivo con personal técnico del órgano de contratación.



Durante el desarrollo de una auditoría de costes incurridos, la información que se obtiene en ella puede ser muy útil para la comparación y puesta a prueba de los estándares, como un medio de evaluar estimaciones recurrentes del contratista. Sin embargo, esto no sustituye a la auditoría de estimaciones basadas en el coste estándar presentada por el contratista.



[1] La Norma sexta de NODECOS admite la utilización de los costes estándar para la mano de obra directa y los materiales, donde fija las condiciones de aceptación y los requisitos de aplicación.
[2] Ver Norma sexta de NODECOS.