a contracorriente


Fecha y hora local

Hora local:

Presentación del blog

Bienvenidos al blog



Este blog nació con el propósito de captar el interés de personas que tienen preocupación por la racionalización del gasto público. Después de cuatro años de trabajo continuado y más de 100 entradas publicadas, sigo manteniendo ese objetivo.
En cualquier momento, con mayor razón en tiempos de crisis y cuando abunda la desconfianza, la sociedad española exige una gestión de las compras públicas basada en los principios de economía, eficacia, eficiencia, igualdad de trato y transparencia.
El objetivo principal de este blog es dar a conocer a la «auditoría de contratos» como la herramienta clave que permite al poder adjudicador:
  1. realizar controles documentales sobre los costes reclamados por los licitadores y sobre la eficacia de sus procesos de producción;
  2. determinar el precio definitivo de los contratos, dentro del límite fijado para el precio máximo, con base en el coste incurrido admisible; y,
  3. comprobar la metodología de cálculo del beneficio con arreglo a la fórmula acordada.


La «auditoría de contratos» se desarrolla en los celebrados con precios provisionales y que hayan sido adjudicados –aunque no exclusivamente– en procedimientos negociados, diálogo competitivo y la asociación para la innovación.
A todos, mi saludo de bienvenida; y, particularmente a los interesados en la contratación pública, mi invitación a que os pongáis en contacto conmigo y/o participéis en la encuesta – que hallaréis en este enlace– y con vuestros comentarios en las “entradas” que vaya publicando en el blog.

marquee 1

Hay una nueva entrada publicada el día 26/06/2017, con el título:

marquee 2

La opinión en los informes de «auditoría de contratos»

Utilidad para el órgano de contratación

Línea de separación



miércoles, 26 de diciembre de 2012

Acceso a los archivos y registros del contratista (2ª parte)



Condiciones que Representan Denegación de Acceso del Contratista a los Registros y archivos


Las condiciones siguientes se califican como limitaciones al alcance de la auditoría, y representan un incumplimiento grave del contrato (artículo 118 LCSP), que acarreará las penalidades o, en su caso, la resolución del contrato.

Estas condiciones especiales establecidas, en relación con la ejecución del contrato, trata acerca de la libertad de acceso del auditor a las fuentes de la evidencia, por lo que los problemas, o restricciones, de acceso a los datos dónde se halla un dato o registro específico que se necesita supondrá limitación al alcance y, consecuentemente, incumplimiento del contrato.

Entre otras, las lista no exhaustiva de condiciones generales que califican la actuación del contratista como denegación de acceso son: 



a. La negativa del Contratista para proporcionar el acceso a cualquiera registro que se haya pedido, en particular se incluyen: (i) aquellos registros que contienen datos e información de costes expresamente declarados como inadmisibles (en una norma de costes de referencia, como por ejemplo NODECOS 13, o en el PCAP del contrato) o (ii) y los archivos de datos soportados en formato electrónico u óptico (aun cuando las copias en papel sí estén disponibles).



b. Retrasos irrazonables provocados por los representantes del contratista que impiden el comienzo de la auditoría o el acceso a los datos que se necesitan, o al personal de la empresa. Sin embargo, la determinación del retraso irrazonable es una cuestión subjetiva, por lo que es importante distinguir entre los retrasos ocasionales debidos a circunstancias inesperadas (por ejemplo, un empleado importante está enfermo) y si los retrasos se repitien sugiriendo que se trata de una práctica habitual de un contratista, convirtiéndose en una táctica para boicotear e impedir que la auditoría avance. Si los los retrasos se repiten, éstos deben documentarse cuidadosamente con los nombres de los empleados del contratista, los datos que se pidieron,  y las fechas de cuándo éstos pidieron,  etc. 



c. Las restricciones en la reproducción apropiada del material de apoyo necesario para documentar la evidencia y soportar la opinión de auditoría (estas restricciones pueden deberse incluso a cómo es la reproducción del material entregado, y si es un formato inadecuado que impide su rápido tratamiento y análisis). 



d. Rechazo parcial o completo de acceso a los datos de la auditoría interna u otros informes de gestión sobre las operaciones del contratista. 



e. Rechazo de acceso a las bases de datos del contratista. Este rechazo puede ser incluso la negativa para producir los informes necesarios, o de exportación de datos que posibiliten su tratamiento mediante un software de análisis y tratamiento de datos, ya sea estadístico o de otra clase. 



f. El fracaso sistemático de personal del contratista para cumplir con diligencia en las fechas en que deben construir y facilitar los datos en el formato solicitado por el auditor.


g. Las amenazas, coacciones o prerrogativas de los representantes legales del contratista basadas en leyes u otro tipo de reglas. El auditor no está en posición de aceptar ningún tipo de demanda esgrimida sobre dichas prerrogativas, ni consentir amenazas o coacciones. Por consiguiente, auditores que se encuentren en una situación como esta, deben pedir inmediatamente amparo al órgano de contratación

lunes, 17 de diciembre de 2012

Acceso a los archivos y registros del contratista (1ª parte)



Las normas generales (Ley de Contratos del Sector Público y su Reglamento), o las condiciones particulares del contrato (Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares) pueden prever el acceso a los archivos de contratistas para el propósito de la auditoría de contratos. De hecho, el artículo 87.5 de la LCSP provee de competencia al órgano de contratación (y por extensión al auditor que actúa en su nombre) para el acceso a los archivos del contratista cuando establece que: “En los contratos celebrados con precios provisionales el precio se determinará, dentro de los límites fijados para el precio máximo, en función de los costes en que realmente incurra el contratista y del beneficio que se haya acordado, para lo que, en todo caso, se detallarán en el contrato los siguientes extremos:

a) El procedimiento para determinar el precio definitivo, con referencia a los costes efectivos y a la fórmula de cálculo del beneficio.

b) Las reglas contables que el adjudicatario deberá aplicar para determinar el coste de las prestaciones.

c) Los controles documentales y sobre el proceso de producción que el adjudicador podrá efectuar sobre los elementos técnicos y contables del coste de producción”.



Esta cláusula de libre acceso a los archivos y registros del contratista debe insertarse en todos los contratos, pues proporciona la autoridad necesaria al auditor para  examinar y obtener evidencia de los libros, archivos y documentos del contratista, así como de los procedimientos y prácticas de contabilidad implantados, cualquiera que sea su formato de soporte, ya sea en papel o medios digitales, o de otro tipo de registros (por ejemplo, bases de datos, el software de la aplicación contable, el software de gestión de base de datos, las utilidades, etc.), que considere suficiente y que soporten y reflejen todos datos de los costes exigidos en los que el contratista dice haber incurrido o, en su caso, prevé que va a incurrir, el cálculo de beneficio, tiempos y materiales empleados, valores horarios y tarifas, o compras imputables al contrato. Esta cláusula también proporciona los derechos de acceso con el propósito de evaluar la exactitud, integridad, y actualidad de coste o valoración de los datos. 



Además del acceso a los archivos de registro de costes específicos, también permite el acceso a los archivos relativos a las políticas del contratista, los procedimientos, los sistemas de información, informes de gestión, el personal, tiempo de las reuniones de la junta directiva, la Escritura de constitución de la sociedad y sus Estatutos, y cualquier otra fuente de información que afectan y reflejan haber incurrido en costes, su control y asignación a los contratos.



Una auditoría adecuada sólo es posible cuando toda la evidencia existente, perteneciente a las representaciones de coste, es sometida a la auditoría y está disponible al auditor.



Si un contratista no pone a disposición del auditor toda la información disponible, cuándo éste la necesita, ni los archivos ni los datos son todo lo pertinentes que precisa, puede incluir en su informe de auditiría una opinión adversa, que pueden provocar unas negociaciones más difíciles y que pueden retrasar el reconocimiento del beneficio o del propio pago del contrato. 



En el ámbito de la determinación del precio del contrato (fijación del precio) apoyado en la auditoría de costes incurridos, el PCAP debe establecer expresamente que el auditor es responsable para determinar el alcance y profundidad de auditoría. Inherente a esta responsabilidad es el derecho de los auditores para determinar qué archivos específicos u otra materia de evidencia les es necesaria para lograr el objetivo de la auditoría.



Los auditores de costes y precios de contratos, en ausencia de unas normas técnicas específicas para la auditoría de contratos, se regirán en su actuación profesional por las Normas de Auditoría del Sector Público, aprobadas por el Interventor General de la Administración de Estado por Resolución de 1 de septiembre de 1998, en todo lo que comprende a la materia de la evidencia competente, pertinente, y suficiente. Por consiguiente, los auditores deben usar buen juicio decidiendo qué archivos del contratista u otra materia de evidencia debe buscarse. En la determinación de la suficiencia de evidencia que necesita, los auditores deben considerar el objetivo de la auditoría, el riesgo, y la materialidad de un error o aserción falsa en el área que está auditándose y el efecto en la opinión de la auditoría.



Los Auditores no debe establecer acuerdos por escrito con los contratistas, o asentir con las comunicaciones, propuestas o indicaciones del contratista que contengan limitaciones al acceso a los  archivos o procedimientos. Cualquier acuerdo escrito en tal sentido, puede dar la apariencia de limitar el acceso. Sin embargo, los compromisos escritos con el contratista, para la confidencialidad y protección de los datos de los que es propietario, de acuerdo con las normas profesionales de confidencialidad aplicables y otras regulaciones semejantes, son permisibles. 



Bajo ninguna circunstancia los auditores firmarán acuerdos, cartas o procedimientos que indiquen limitación de acceso a las materias de los archivos y registros del contratista. Los auditores tendrán la capacidad de revisar cualquier documento que contenga procedimientos del contratista o de sus políticas. Si el Auditor cree que hay políticas y procedimientos implantados que provocan retrasos irrazonables en la auditoría, o provocan tiempo de la auditoría desperdiciado o, por otra parte, impiden el proceso ordenado de la auditoría, el contratista debe ser notificado por escrito de estos extremos para que lo subsane. Si no existe ninguna preocupación al respecto, el Auditor debe solicitar al contratista a que realice lo pasos procesales necesarios para obtener el acceso a la información necesitada por el equipo de auditoría. 



Si a pesar de las gestiones hechas por el auditor con el contratista, para subsanar las limitaciones al acceso a la información que precisa, los problemas de restricción de acceso persisten, debe comunicarse al Órgano de Contratación para que éste resuelva la incidencia con el contratista.

lunes, 3 de diciembre de 2012

Relación entre el auditor de contratos y el órgano de contratación


El auditor de contrato es un profesional (o firma de auditoría) que sirve al Órgano de Contratación (OC), y que actúa por cuenta de éste para determinar el precio razonable del contrato. Sin embargo, es completamente independiente del sujeto auditado, es decir el contratista

La relación contractual entre el OC y el Auditor se puede establecer de tres formas:

I - Mediante un contrato de “encomienda de gestión”, de las características establecidas en el LCSP (Artículo 24), es decir:
 • La entidad adjudicadora debe ejercer sobre su medio propio un control análogo al que puede ejercer sobre sus propios servicios. En el caso de que dicho medio propio sea una sociedad, la totalidad de su capital social tendrá que ser de titularidad pública.
• El medio propio debe, a su vez, realizar la parte esencial de su actividad con la Entidad adjudicadora.
 

Cuando concurren estos requisitos surgen las encomiendas de gestión, que están excluidas del ámbito de la aplicación de la Ley de Contratos del Sector Público. La justificación de esta exclusión obedece a que cuando la Administración utiliza sus propios medios para la obtención de prestaciones que constituyen el objeto de los contratos públicos, dicha actuación no reviste la naturaleza jurídica de un contrato administrtivo, sino que supone una operación interna en el marco de las normas y régimen de funcionamiento del organismo público correspondiente, y de ahí su no inclusión en el ámbito de aplicación de la Ley.

II - Mediante un “contrato de servicios” con una persona física o jurídica, de los definidos en el Artículo 10 de la LCSP, para la realización de auditorías de contratos

III - O mediante un “contrato de servicios” con el contratista “complementario” al de la prestación o prestaciones objeto del contrato principal (Artículo 304 de la LCSP).

En el caso de un contrato complementario de servicios, en el pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP) debe indicarse, al menos, que:
a) la elección del Auditor le corresponde al Órgano de Contratación y que actúa por cuenta de éste para la auditoría de costes y precios del contrato principal.
b) el contratista abonará, según el calendario de pagos establecido, los honorarios al Auditor.
c) el pago del contrato de servicios complementario al contratista se efectuará junto con el de la prestación principal.
d) el órgano de contratación podrá tomar en consideración como variante o mejora del contrato principal, el ofrecimiento del licitador a correr, en todo o en parte, con los gastos de la auditoría de costes y precios del contrato principal, previendo tal posibilidad en el pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP).

Desde mi punto de vista, esta tercera fórmula es la más eficiente y económica para la Administración y eficaz para el Auditor.